送金が確認出来ない場合の督促状の手紙・メールの例文

2017年7月11日2020年3月31日督促状

送金確認の督促状は対象をはっきりさせる

督促状とは、支払いを催促するための書類です。督促状を書くときの最初のポイントは、どの分に関する督促か、はっきりさせることとなります。もしかしたら入れ違いになっていることもありますし、先方が別の品物と勘違いしていることもあるからです。督促状がどの取引に対するものなのか、分かりやすく明記しておきましょう。提供したサービスに対する督促状の場合は「ご利用日」と一緒に、どういった内容だったのかを記しておくと良いです。また、納品した場所、料金、支払い期限についても書いておいた方が、分かりやすいでしょう。

送金確認の督促状には必ず日付を入れる

二つ目のポイントは、日付を入れるということです。送金の手続きには日にちがかかる場合があるため、督促と支払いが入れ違いになってしまう可能性があります。確認の督促状では、必ず支払い期限やその文書を出す日付などを、はっきりと入れておきましょう。また、発行日の下に電話番号を明記しておくと、先方からお詫びの電話や支払日の連絡があるかもしれません。一緒に社名や担当者名も、連絡先としてわかるように書いておいてください。

送金確認は柔らかい言い方で書く

送金確認をする際に、「督促です。すぐ払ってください」などの言い方をするのはNGです。勘違いやちょっとしたミスなどの理由があっただけで、きちんと相手には支払いの意思があったかもしれません。そのため、くれぐれも相手の気分を害さないような言い方を心掛けましょう。相手の事情を理解していると分かる一文を入れておくことが、大切です。

督促状で送金を促す場合は何についてのお知らせなのかを分かりやすく明記しよう

顧客から送金いただけないのは、非常に困ります。しかし、トラブルを起こしてしまえば、後々の取引にも響きます。原則として、督促状で送金を促す場合は、必要なことを丁寧に伝えるようにしましょう。どのサービスや商品に対しての督促状なのかを、分かりやすく明記してください。また、故意的ではなく、何らかの理由で支払いが遅れているだけという可能性もあります。相手側の事情に対して、理解を示すようにしましょう。