品質改善の依頼状の書き方と例文まとめ

2017年7月11日2020年3月31日依頼状, 品質向上

品質改善の依頼状の内容は分かりやすく簡潔に書く

商品を販売する場合、不良品が出たり、クレームが入ったりすることは少なくありません。その場合、販売会社は製造会社に対して、品質改善の依頼状を送るケースがあります。品質改善の依頼状では、どのような内容を書けばいいのでしょうか。

品質改善の依頼状で最も大事なのは、「どの商品のどの部分を改善をしてほしいか」です。その旨がはっきりと理解できるように、具体的に分かりやすく伝えましょう。

長い付き合いのある企業でもしっかり伝える

品質改善の依頼状は、長い付き合いのある企業であっても送ることがあります。この際、どんなに付き合いの長い企業でも、しっかりと内容を伝えなければなりません。注意点として、いくら立場が自分たちの方が上だとしても、ぞんざいな表現で伝えるのは避けましょう。あくまでもお願いする立場として、依頼状を作成してください。

品質改善の依頼状を出す際に注意すべきポイント

品質改善の依頼状を書く際には、抜け漏れのないように記載しなければいけません。品質改善の依頼状は、基本的にメールよりも正式な文書として作成したほうが良いです。もちろん、急を要する場合であればメールでも構いませんが、その場合には件名に「重要」などと書き、分かりやすくしておきましょう。

会社名や署名の他押印を必ず行う

品質改善の依頼状を書く際は、会社名や署名の他、署名者の印と電話番号を記入しましょう。押印されていなければ、正式な依頼なのかどうかが判断できないためです。また、電話番号の記入は、受け取った業者側が連絡を取るために必要になります。品質改善の依頼状の多くは急を要する内容なので、必ず記入しましょう。

品質改善の依頼状の例文

品質改善の依頼状の例文を紹介します。あくまでも例文なので、その時の状況に合わせて表現を変えるよう、心掛けてください。

まとめ

品質改善の依頼状は、取引先に改善を依頼するものであるため、丁寧に作成してください。内容次第では、業者との関係が悪化する可能性がありますので、気を付けましょう。どんなに付き合いの長い企業であっても、対応しなければ販売業者の信用が低下するかもしれません。そうならないためにも、品質改善の依頼状は大切なのです。