面談のお願いメールで注意すべき依頼マナー5つ【例文あり】

2017年7月19日2020年3月31日お願いメール, 面談

面談のお願いメールで注意すべき依頼マナーとは？

営業をしていると、全く面識のない人にも面談依頼として面談のお願いメールや手紙を出す機会があります。そんな時は、どうしてその人を知ったか、どうして会いたいのかなどを面談の依頼メールに書き連ねてしまうことが多いです。しかし、あえてそうするのではなく、自分と会えば相手にどんなメリットがあるかだけに触れれば、相手に興味を持たせられます。本ページでは、依頼マナーのポイントを見ていきましょう。

依頼マナー①：「アポ取り」メールは見やすく・簡潔に

面談のお願いをする時の依頼マナーとして「アポ取り」メールは見やすく・簡潔にしましょう。相手はもちろん自分の仕事があるわけですから、できるだけ見やすく簡潔なメールの方が思いやりを感じられるためおすすめです。お願いの内容や日時などを簡潔に記載しましょう。

依頼マナー②：メールの送信経緯を明確に書く

面談依頼であるアポ取りのメールを送るときは、相手とあまり親しくない場合がほとんどです。そこで、面談依頼の為のアポ取りメールを送った経緯は、必ず書くようにしましょう。相手のことを誰から聞いたのかや、何を目的とした面談依頼の「アポ取り」なのかなどを書けば、相手にもこちらの意図が伝わりやすくなります。

依頼マナー③：相手にとってのメリットを伝える

面談を依頼する時には、自分と面談をする事で相手にもメリットがあると伝えましょう。そして、相手にとってのメリットは何なのか？を考えてください。新規顧客獲得というのは、既存顧客との関係を保つことよりも難しいです。既存の顧客を逃さないまま新規顧客を得られるように、慎重に考えましょう。

依頼マナー④：面談日は相手の都合が最優先

次は面談に限らず社会人としてのマナーですが、アポ取りの日時は必ずこちらから提示するようにしましょう。「都合がいい日時を教えてください」など、面談依頼のための「アポ取り」メールはNGです。送ってしまえば、何度も面談依頼のためのメールをやり取りする必要が出てくるからです。相手に手間をかけさせないためにも、こちらからいくつか提案しましょう。

依頼マナー⑤：面談の日時設定は二者択一で提案

面談の依頼をする時は、相手の都合が最優先です。そのため、依頼マナー④も含めたうえで、「火曜日と水曜日であれば、どちらがよろしいでしょうか？」「明後日の午前中と午後であれば、どちらがお時間を取りやすいでしょうか？」といった質問をすると良いでしょう。相手にいくつか選択肢を与えることで、紳士的な印象を与えられるのです。

新規のお客様へ送る面談のお願いメールの例文

面談の依頼メールで先方が新規のお客様だった場合、面談のお願いメールや手紙を送る際の例文を紹介していきます。どういった面談の依頼メールだと、マナーを守り、印象が良くお願いする事ができるのでしょうか。そこら辺の依頼マナーも踏まえて、さっそくですが例文を見ていきましょう。

新規のお客様に送る依頼メールの例文

件名：ご面談のお願い

拝啓 ××の候、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお慶び申し上げます。

この度は、○○の件でご連絡いたしました。

弊社は、貴社の事業に関連のある■■業としておりますことから、貴社の事業に大変な興味を持っており、不躾とは存じましたがご連絡をさし上げた次第です。

弊社は長年ΟΟという商品を製造販売しており、▲▲を製造する貴社でも需要があると考えております。よろしければ、弊社の商品をご紹介させていただきたいです。

何かとお忙しいところ恐縮ですが、一度お話をさせていただけないでしょうか。

近日中にお電話いたしますので、ご都合をお聞かせ願えれば幸いです。

まずは取り急ぎご挨拶とご面談のお願いまで。

敬具

新規のお客様へのアポ取りでは言葉遣いに注意する

上記が、面談依頼で基本的なお願いメールの例文になります。ビジネス上で使う文書になりますので、当然言葉遣いには気をつけなくてはいけません。ポイントとしては、はじめに経緯を簡潔に書くことで、面談を依頼している理由を明確にしておくことが大切です。このポイントは、確実におさえておきましょう。

既存のお客様へ送る面談のお願いメールの例文

次に、先方がすでに付き合いのある既存のお客様への、面談依頼のお願いメールをご紹介します。その際には、既存のお客様だからといって、気を抜きすぎないように注意してください。親しき仲にも礼儀は必要で、やはり仕事をするうえでマナーは重要となるのです。

ここでは、面談依頼のお願いメールの一例を紹介しますので、ぜひアポ取りの参考にしてみてください。

既存のお客様に送る依頼メールの例文①

○○に関するお打ち合わせのお願い

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、かねてよりご案内申し上げておりました件につきまして、下記のと

おり貴社にて内容を詳しくご説明させていただきたく思います。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1．希望日時：○月○日（○）○時～○時（○時間程度）

2．弊社訪問者：○○部○○課○○○○ 他○名

電話:000-0000-0000

FAX :000-0000-0000

E-mail:***@**..*

3．内容：○○について

以上

既存のお客様に送る依頼メールの例文②

件名：新商品のご案内

○○株式会社

営業部○○様

平素より格別のお引き立てありがとうございます。

株式会社○○佐藤と申します。

弊社の新商品○○がようやくできあがりました。

昼夜を問わずに作業し続け、開発部が技術を

結集して完成させた自慢の商品です。

いつも大変お世話になっております○○様には

いち早くご案内いたしたく、ご連絡いたしました。

お忙しいことと存じますが、

一度、お時間をいただき、

商品のご説明をさせていただけないでしょうか。

ご多忙な時期に申し訳ありませんが、

ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

面談のお願いメールは新規・既存顧客に関わらずマナーを守る

新規・既存に関わらず、マナーを守って面談の依頼メールを送りましょう。本ページでは、面談依頼をする「アポ取り」の手紙や、メールのマナーに関してご紹介しました。この面談依頼である「アポ取り」では、新規のお客様と既知のお客様、両方とも大切にしなければいけません。アポ取りをする際は依頼メールの基本を押さえておけば、相手に不快感を与えることはないでしょう。迷ったときには、ここで紹介した面談の依頼メールの例文を見直してみてください。礼儀正しく好印象を与えられる依頼メールを、作成していきましょう。