コストダウンの依頼文書の例文と書き方

2016年11月29日2020年3月31日コストダウン, 依頼文書

コストダウンの依頼文書の例文と書き方①：メリットを伝える

コストダウンの依頼文書の書き方の一つ目は「コストダウンによって相手にもメリットがあることを書く」です。たとえば、「コストダウンの要請と一緒に、注文量も増やすので、トータルではこれまで通りの利益を保証します」というように書きます。

コストダウンする代わりに注文量を増やすと伝えてみよう

【依頼文書例文】

「これまでは3社と取引していましたが、この度、貴社に取引先を限定したいと考えております。つきましては、1商品あたり1円のコストダウンを了承していただけないでしょうか。注文はこれまでよりも30％アップさせていただきます」

以上の例文のようにコストダウンを受け入れれば注文量が増え、しかも取引も安定するというように、相手のメリットを書くことで、コストダウンの要請を受け入れてもらえやすくなります。

コストダウンの依頼文書の例文と書き方②：企業努力を伝える

コストダウンの依頼文書の書き方の二つ目は「貴社にコストダウン要請をしないように、これまで血がにじむような企業努力をしてきたけれど、もう限界、仕方なく貴社にコストダウンをお願いしますと書く」です。これまで自社でコストダウンの努力をしてきたことを強調しつつ、これ以上のコストダウンは無理だから、あなたもコストダウンに協力してねと書くのです。

努力したが経済や市場競争に勝てず協力してほしいと伝える

【依頼文書例文】

「最近の円高により海外市場での競争はますます激しくなっており、弊社もできる限り安価な製品を提供すべくなみなみならぬ企業努力をしてまいりましたが、弊社のみではこれ以上のコストダウンは不可能と判断いたしました。つきましては取引先である貴社にもコストダウンに協力していただきたく存じます」

例文のようにどのような要因があったのかと今までの努力が伝わるような文章を心がけてみましょう。

コストダウンの依頼文書の例文と書き方③：他を探すと伝える

コストダウンの依頼文書の書き方の三つ目は「コストダウンを了承しないのなら他社をあたる」と伝えてみることです。これは、これまでの相手との信頼関係を壊しかねない交渉方法なので、いわば最終手段です。「おたくよりも安く部品を作ってくれる会社がある。コストダウンを了承しないのなら、そちらに仕事を回すからね」と相手の弱みに付け込んで、コストダウンを了承させるのです。

信頼関係が失われることがあるので注意

【依頼文書例文】

「貴社とはこれからも末永く取引したいと思っておりますが、なにぶん、昨今のわが社をとりまく状況はますます厳しさを増しており、コストダウンは急務となっています。貴社にコストダウンに了承していただけないのなら、わが社としては他社に頼まざるをえません」

このような依頼文書は本来あまり好ましくない為、最終手段としてください。絶大な効果をもたらすこともありますが、信頼関係も同時に崩れてしまうことがあります。

コストダウンの依頼文書は下げることへのメリット・企業努力・他社に変えるといった点を例文をもとに伝えてみよう

以上がコストダウンの依頼文書の例文と書き方です。コストダウンの依頼は相手にとっては損ばかり大きく、得の全くない話です。それを了承してもらうためには、依頼文書の書き方がとても重要になってきます。依頼文書の書き方によっては信頼関係に響くため注意が必要です。ですが、例文のように書けば少しは印象も和らぐでしょう。コストダウンの依頼文書を書く時は上記の例文を参考にしてみてください。