提案・コンペのお断りメールのポイント3つ【文例あり】

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提案・コンペなどのお断りメール「3つのポイント」とは?

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提案・コンペのメールは、なかなか上手く断るのが難しいですよね。特に今後もお付き合いがあるような相手先だった場合は、無下にもできません。実は、相手を傷つけない上手い断り方にはポイントがあります。早速、提案・コンペのお断りメールに欠かせない「3つのポイント」を見ていきましょう。

①丁寧な敬語②申し訳ない気持ち③きちんとしたお断りの理由

提案・コンペなどの断りメールの3つのポイントは以下になります。

<提案・コンペなどの断りメールを送る時のポイント>

①より丁寧な敬語を使う

②申し訳ない気持ちを伝える

③できない理由をきちんと説明する

上記のポイントは、提案・コンペなどの断りメールを送る時の基本的なビジネスマナーです。しっかりと覚えておきましょう。

相手に「仕方がない」と思わせる断り方が効果的

提案・コンペなどの断りメールで断るときは、相手に仕方がないと思わせるのがコツ。相手に「そういう状況なら仕方がない」と納得してもらうことが肝心です。きちんとした理由を伝えて相手に納得してもらえば、今後のお付き合いにも影響してこないでしょう。

提案・コンペなどのお断りメールの書き方は?

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続いては提案・コンペのお断りメールの書き方について具体的に解説していきます。先述したポイントも頭に入れた上で書いていくようにしましょう。最後に参考例文を載せていますので、イメージが付かない方はそちらを見ながら読んでいくと良いでしょう。

「①感謝の意②不採用の理由③謝罪の意」の順で書く

提案・コンペのお断りメールの書き方ですが、「①ご提案いただいたことに対しての感謝の意②不採用の理由③謝罪の意」を伝えるようにしましょう。そして、今後のお付き合いを見据えた文で締めると、好印象を与えて断ることができます。

お断りの理由は謙虚に伝えよう!今後の付き合いも考えて

とにかく、断りメールでは、相手への配慮は勿論ですが、謙虚な気持ちを持つことを心がけましょう。お断りの文例を見ると分かりますが、コンペをお断りした理由を、相手にしっかり伝えることをおすすめします。

お断りの理由は失礼に当たるかもしれませんが、相手も納得できる断る理由ならば、今後の参考になりますし、会社同士の仲が悪くなることはありません。ただし、はっきりと言うのではなく、今後のお付き合いも考えた上で謙虚に伝えましょう。

提案・コンペなどのお断りメール例文↓↓

これまで提案・コンペなどのお断りメールのポイントや書き方を見てきました。ここからはイメージが湧きにくい方向けに、参考になる例文を載せています。実際にお断りメールを書く時には、上記のポイントや書き方を頭に入れた上で、例文を参考に書いていくと良いでしょう。

提案・コンペなどのお断りメール例文①

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日頃より、格別のお引き立て有難うございます。

株式会社A商事、●●課の▼▼でございます。

◆◆に関するご提案をいただきまして、ありがとうございました。

また、お返事が遅くなり大変申し訳ございません。

社内で検討した結果、今回は予算の都合で実現するのは難しいという結論になりました。

大変恐縮ではございますが、今回は、貴社の採用を遠慮させていただきたく存じます。

せっかくのご提案にお応えできず、大変申し訳ございません。

弊社との作業を円滑に進めるため、効率的なプロセスを発案し、ご提案をくださったことに、現場担当者をはじめ、弊社一同、心より感謝しています。

また、貴社の益々のご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

提案・コンペのお断りメール例文②

株式会社OO

□□部 △△課 XX様

平素より、大変お世話になっております。株式会社■■の◎◎と申します。

今回のコンペにおきましては、ご提案をいただきまして誠にありがとうございました。

社内で何度も会議を重ねた結果、費用の面で難しい点があり、残念ながら今回は見送らせていただくこととなりました。

また機会がありましたら、宜しくお願い申し上げます。

提案・コンペのお断りメールは、納得できる理由を丁寧な敬語で謙虚に伝えよう

提案・コンペのお断りメールのポイントや書き方と文例をお伝えしてきましたが、いかがでしたか?提案やコンペを断る際は、相手の気持ちへの配慮をしながらも、お断りすることになった理由をきちんと伝える事が重要です。今後のお付き合いに影響させないためにも、謙虚な姿勢は忘れないようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス