担当交代での挨拶状の書き方

2017年7月10日2020年3月31日担当交代, 挨拶状

担当者交代の場合は必ず引継ぎを行う

担当者交代の挨拶状を送る時のコツについて学ぶ前に、担当者交代のポイントを確認しましょう。転勤や昇格などを理由に担当者交代を行う際、前任者は新任者に対してさまざまな引継ぎを行わなければなりません。以下の引継ぎ作業を行いましょう。

・現在行っている業務内容や優先順位の説明

・必要資料などの保管場所の案内

・顧客や取引先などの情報引継ぎ

・各種問題発生時、問い合わせの相談先

・顧客や取引先への引継ぎ挨拶

上記の通りいくつか行わなければならない業務がありますが、ここではその中の5番目である顧客や取引先への引継ぎの挨拶状について紹介します。

担当者の交代の挨拶状はメールでも行える

会社に勤める中で転勤や転籍、またはキャリアアップのためにこれまで務めてきた担当を離れるケースは少なくありません。その際は必ず担当者の交代をした旨を伝える挨拶状を送るのが大事になってきます。ただ電話で行うのは相手の時間を取らせることになりますし、手紙だとすぐには連絡できません。

それならば直接訪問しようとする人もいるかもしれませんが、アポなしで訪問するのはかなり迷惑になります。この場合はいわゆるビジネスメールで担当の方に向けて送るのがベターでしょう。

前任者から先に送るよう心掛ける

担当者の交代を挨拶状で知らせる際はビジネスメールを行うのがおすすめですが、その際は先に前任者が行うようにしましょう。突然新しい担当者から引継ぎの挨拶をされても、本当に業務内容やコミュニケ内容を共有できているのか相手側は不安になってしまうからです。前任者が挨拶状のメールを送る際は、これまでお世話になったお礼と、担当が変わっても今後も変わらぬ付き合いをしていただくようお願いする内容がいいでしょう。

担当者交代での挨拶状例文

担当者を交代する場合、社外の人への引継等も含め行わなければいけないことが多くあります。先に挨拶状を送って告知することも必要になります。そこでここではメールで送る際の例文を紹介するのでぜひお確かめください。

担当者交代の挨拶状は前任者が送るようにするがメールで送っても良い

ここまで、担当者交代の際に送る挨拶状で気をつけるべき点や、例文をご紹介しました。基本的に手紙はもちろん、至急性をもって伝えたい場合はメールで送っても構いません。また、新任者より先に前任者が挨拶と担当が変わっても、引き続きお世話になる旨をしっかりと伝えましょう。新しい担当者と取引先の信頼関係はここからスタートします。しっかりと引き継いだうえで、新しい舞台への活躍の道筋をつけましょう。