円滑な業務引き継ぎと完全な残務整理で円満退職のポイントとは!?

2016年12月7日2020年3月31日退職

まずは、スケジュールはしっかりと立てておこう

円滑な業務の引き継ぎをするためには、まずスケジュールを立てましょう。

退職日から逆算し、残っている仕事を終わらせ、後任者にすべて引き継ぎが終わるまでの期間なども具体的に決めます。

取引先にあいさつ回りが必要な場合はそういった事もスケジュールに組み込みます。

退職日より少なくとも３日前を目安に!!

引き継ぎ業務をする際には、しっかりとスケジュールを立てて行うことがポイントになります。

あなたが退職すると決まってから、完璧に引き継ぎができる日というのを、逆算をして組み立ててください。

この時に、あなたが引き継ぎをする業務がどれくらいになるのかという事で、スケジュールを組み立てるのではなく、引き継ぎをされる相手が、引き継ぎの業務をキチンと把握できる期間というのを考慮して組み立てるようにしましょう。

引き継ぎが上手くされていない原因として、時間が足らないという理由はとても多い理由なので、引き継ぎ業務や残務整理は、少なくとも退職の3日前にも完了しておきましょう。

3日前であれば、後で、ここの説明をして欲しいや、あそこに関してしっかり引き継ぎされていないという事態になった時にでも、対処が出来ると思います。

また、取引先やお得先に、後任者との挨拶周りが必要ならば、早めにスケジュールを立てて、先方のスケジュールもおさえておきましょう。

引き継ぎ業務をする前に行っておきたいことはコレ!!

まずは、引き継ぎをする前にしっかりと済ませておおきたいことがあります。先ほどのスケジュールを組むというに、その業務を行うに差し当たり、準備を必要です。

次は、そこの点について、紹介していきます。

引き継ぎは文書化してカタチとして残しましょう。

引き継ぎ事項はリストアップなどをして、タスク化して引き継ぐなどすると非常にわかりやすいと思います。

引き継ぎをするうえで、ミスなく自分の業務を相手に伝えるのに、口頭だけで説明してしまうと、聞き逃したり忘れてしまったり、相手がノートをとっていても、書くポイントが違ったりと、しっかり意図が伝わらないこともあるんので、引き継ぎ事項や業務内容などは、文書化してたり、マニュアル作成するなどして、カタチとして残しましょう。

引き継ぎされた側もわかりやすいですし、わからなったときに、見たりとメリットもあります。

また、その後の仕事のトラブルに巻き込まれることも少なくなりますので、是非、目に見えるカタチで引き継ぎを行いましょう。

現時点で、問題などがあるのであれば、しっかり解決しておく

退職が決まっているかと言って、今あるトラブルを後回しにして、退職後に対処してもらえばいいなんてことは、絶対にやめた方がいいです。

今あるトラブルはしっかり対処して解決をし、後任者に引き継ぎをするように心がけてください。

これは、社会人として、当然と言えば当然のマナーでありまし、いつどこで、また仕事上の付き合いになるかわかりませんので、ここで、問題を起こして退職をして、後の仕事に影響があっては、あなた自身今後の仕事に影響しかねないと思いますので、しっかり今ある問題は、解決しておきましょう。

実際に引き継ぎ業務を時のコツを紹介！!

引き継ぎや残務整理をおこなう上で配慮しなければならないのは、退職後に後任者が困らないようにしなければならないという事です。

後任者がスムーズに引き継ぐために、わかりやすく、相手がしっかり理解していることが大事ですので、ここで、引き継ぎをする時のポイントを紹介しますので、是非参考にしてみてください。

後任者と一緒に仕事をする期間を設ける

これに関しても、当たり前ではあるのですが、実際に仕事をする期間を設けてもらえるので、あれば設けてもらいましょう。引き継ぎをする側は、その業務内容にも慣れていて意外と、引き継ぎ漏れだったりあると思いますし、また、業務を通じて新たに、理解しない点なども、わかったりしますので、目安として一週間ほどがいいでしょう。

挨拶周り後任者を連れて早めに行っておいた方がいいです

業務上、お得意様や取引先へ挨拶周りをする時は、ぎりぎりの期間ではなく、なるべき早くに挨拶周りを、終わらせておく方が、いいでしょう。

ぎりぎりの期間で、どちらの予定も合わずに、挨拶周りなしで、業務を引き継ぐ側の大変だと思いますし、会社の売り上げにも直接関わってくるところでも、ありますので、早めに余裕を持って済ませておきましょう。

上司に引き継ぎした内容を報告しておきましょう

引き継ぎが完了したら、最後に上司に引き継ぎをした内容などを、しっかりと報告することも忘れないようにしましょう。

引き継ぎを、後任者にしっかりとしたことを、第三者にも認識してもらいましょう。

でないと、あとで引き継ぎがされていないとかなどの、トラブルにもなりますので、その報告をする相手として、上司がベストです。

キチンと上司に報告もしておきましょう。

円滑な業務引き継ぎと完全な残務整理のまとめ

退職が決まった際に、最後の仕事がこの引き継ぎ業務になると思いますが、しっかり最後まで、気を抜かずに引き継ぎをするように、心がけましょう。

会社によっては、社内ルールで、引き継ぎがしっかりされていない時、退職金を減らすなんて会社もあったりしますし、何よりも退職をする時に、引き継ぎをすることは、社会人として当然のマナーです。

また、会社にとっても退職時の業務引き継ぎ、残務整理はとても大切です。後任者の事も考えて準備しましょう。