上司や先輩への相談メールの書き方マナー4ヵ条

上司, 相談

メールで相談することのリスクは踏まえておこう

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分からないことがある時、「どうしよう、困った……!」となりますよね。

こんな時、すぐに上司や先輩などの適切な相手に相談できるのは、ビジネスマンとして重要なスキルで、いわゆる「報・連・相」の一つでもあります。

ですから、先輩や上司に対しておじけづかずにどんどん相談はするべきです。

しかし、上司や先輩へビジネスメールで相談することはリスクもあります。

それは、文章なので先輩や上司が相談の意図を正確に分からない・きちんと思っていることが伝わらないかもしれない書き方であるということです。

大事な相談であればあるほど、本来は上司や先輩に直接話した方が絶対に無難です。

そのことを踏まえて、やむを得ず上司や先輩へビジネスメールを送る際の書き方マナーを考えてみましょう。

一つ、自分が相談される側の立場になって作成する

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相談するときのビジネスメールというのは、自分よがりなってしまいがちなもの。

上司や先輩に対しては、「相談」とよりも「お伺い」するという気持ちで、

「相手がこのメールを読んでどんな風に感じるか?」を考えて、ビジネスメールを作成しましょう。

これらは「相談」のメールに限らず、「ビジネスメール」のマナーの基本でもあります。

間違えても、上司や先輩への上から目線のぶっきらぼうな言葉を使ったメールではなく、

「お伺い」の気持ちで下から目線の丁寧な言葉でメールを作成します。

急いでいても必ず読み返すこと

上司や先輩へのビジネスメールの送信前には、必ず、客観的な気持ちで読み返しましょう。

「相談」のメールは、相手が読むだけではなく、「返信」が必須の内容です。

1文字違う書き方にしてしまえば、返信の内容が全く意味が変わることもありますので、たとえ社内のビジネスメールでも、仲のよい同僚に送るメールでも、送信前に一度読み返すことが大切です。

二つ、何を相談したいか簡潔に書く

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上司や先輩へ「相談」する時のメールは、件名に「○○の件の相談」と、相手が件名を読んですぐに、

「このメールは相談で送ってきているんだ」とわかるような書き方で送りましょう。

そして、何をどんな風に自分は困っていて、または相手に相談したくて、最終的にどうなりたいかを簡潔に書きます。

1スクロールを超えるような内容や、最終的に自分はどうなりたいかが無い相談は、上司や先輩に直接あったり、電話で相談する方が向いています。

相手を誤解させないように明瞭に!

メールは顔が見えないため、何でも書きやすいのですが、自分がどうなりたいかなどの具体性の薄いメールは、相手が「返信に困る」メールです。

相手が返信に戸惑ったり、悩ませるような書き方のメールは、ビジネスメールとしてはマナー違反なメールなのです。

自分が送られてきて、戸惑うようなメールは相手には送らないようにしましょう。

三つ、内容は箇条書きなどでわかりやすく

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相談したい内容をわかりやすく相手に伝えるには、

「箇条書き」を使うと、何を相談したいかがより相手に伝わりやすいです。

また、現状を報告上で今後についての相談も、現状を「箇条書き」にしましょう。

数値などがはっきりしているものは、なるべく数値で記載する書き方の方が相手により伝わりやすいです。

漠然と質問を投げかけないで、自分の意見を先に提示する

イベントなどの日時を相談したい場合も、何日から何日までや、

「○日○時で、いかがでしょうか?」など、ビジネスメールに具体的にわかりやすく書くことが大切です。

また、日時の相談の場合は、自分が既に予定がつかない日があれば、それも添えて作成すると相手も予定が立てやすいです。

「相談」のビジネスメールであっても、「わかりやすく」書くことが、ビジネスメールのマナーになります。

四つ、最後は「?」で締めくくる

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「相談」のメールは、最後を「?」で締めくくると相手も返信しやすくなります。

「~をお願いできないでしょうか?」「~でよろしいでしょうか?」

「~したいのですが、お力をかしていただけませんか?」など「?」で締めくくります。

そして、「?」の後に、「○○さんの意見をお聞かせ頂けないでしょうか?」や

「至急、ご検討お願いします」や「ご都合をお聞かせ下さい」など一言付け加えると、丁寧で、相手に失礼にあたりません。

ビジネスメールで何かをお願い・相談する場合は、忘れずに一言付け加えましょう。

意外と忘れがち!? 返信用の署名

ビジネスメールを送る際には、その下には必ず「相談」回答を返信してもらう為の「署名」を忘れずにしましょう。

会社名・部署名・名前・電話番号(内線番号)・メールアドレスは忘れないように、

「署名」として登録しておくと便利です。

メールで相談する際に大事なビジネスマナー4か条、まとめ

相談メールの書き方についてのビジネスマナーを見ていきましたが、いかがでしたか?

相談したい!と思って先輩や上司にビジネスメールを送る際には、書き方に注意が必要だということが分かりましたね。

上司や先輩に相談のメールをする場合は、とにかく具体的な相談内容と、どう困っているのか、どんな解決策を求めているのかが

正確に伝わるように十分注意しなければなりません。

その上で、もし上手く伝わらなかったとしても、相手を責めないようにしましょう。

そもそもビジネスメールで複雑な事情を説明するのは、結構大変なことですからね。

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2017年9月22日ビジネス