退職の挨拶メールを社内外へ送る時の書き方マナー

2016年11月29日2020年3月31日退職

退職の挨拶をメールで送るのは問題ないが…

そもそも、退職の挨拶をメールで送っても失礼とはならないのでしょうか？こちらに関しては、結論からすると「必ずしもタブーではありませんが、いい顔をしない人も居るため一長一短です」ということになります。

社外・社内問わず、退職の挨拶をメールで送ることについて、以前はあまり歓迎されませんでしたが、メールが普及したこともあり最近ではあまり気にされなくなっています。本来はハガキや手紙でお礼の言葉を書いた挨拶状を送るのが正しい形ですが、気軽に送れる点や経費がほとんどかからない点などから、メールを利用するケースが増えています。

良い顔をしない人もいるので失礼のないように

退職時に挨拶をメールで送るということは、必ずしも「してはいけない」ことではなくなりましたが、年配の方などはまだまだ良い顔をされないことの方が多いため、相手のことを考えて失礼のないように送る方がいいでしょう。特に、社外の方に悪印象を与えると、会社にも迷惑をかけてしまいます。

メールによる挨拶は、あくまで略式であることも忘れてはいけません。また、全員に対して共通の内容で挨拶状を書き個人的に関係を維持しておきたい相手に対して、個人のメールアドレスから、連絡先を沿えて送るという方法もあります。

在職中にメールを送る時は注意が必要

在職中に、退職の挨拶メールを自席から発信する場合は、仕事の引継ぎなどに関する内容も含めた挨拶メールを送るようにしましょう。また、勤務時間中に退職の挨拶メールを作成、発信すること自体が問題とされる企業もあるため、そういった点には十分注意しましょう。

退職の挨拶メールを送るときに気をつけておきたい点

社内・社外へ退職の挨拶メールを送る際には、基本的なビジネスメールを送る際のタブーとほぼ変わりありません。

また、「お疲れ様です」の一文のみなどの送り主が分かりにくい件名は、見たときに迷惑メールと間違えられることもあるため、気をつけるようにしましょう。

件名で「Re」「no subject」「BCC」「CC」を使わない

件名に「Re」や「no subject」などは控えるようにしましょう。また、複数相手に送信する時は別の注意点もあります。

普段メールを複数ヶ所に送るときには「BCC」「CC」を使うことがあるかもしれませんが、退職の挨拶メールでは避けましょう。メール本文内に特定の企業名や個人名が入っている場合は、面倒でも「BCC」「CC」を使わずに一件ずつ送るようにするのが適切なビジネスマナーです。

逆に「BCC」「CC」を使って同じ内容の文面で複数の相手に挨拶メールを送りたい場合には、特定の企業名、個人名をメール内に書いてしまうと、失礼ですので避けましょう。複数の送信先がある人は、特に注意してください。

絵文字は使わない

メールの件名や本文には、絵文字を使ってはいけません。社外メールで絵文字を使えば、社会人としての常識を疑われてしまいますよね。ただ、不謹慎だからとという理由以外にも、絵文字を使用してはいけない理由があります。

相手に対して失礼なこともそうですが、絵文字は携帯電話やパソコンの機種によってデザインが変わることや、相手によっては文字化けすることもあるため使わずに作成しましょう。

絵文字と同様に、機種依存文字も相手の環境よりきで文字化けする可能性があるため、使用は控えましょう。特に署名機能を使った際に機種依存文字で記載されているケースがあるため、失礼のないよう、一度確認するようにしましょう。

退職の挨拶メールの書き方について

退職の挨拶メールを送る際に気を付けるべきことなどを見ていきました。それでは最後に、退職の挨拶メールの書き方と例文を見ていきましょう。社内へ送るにしても社外へ送るにしても、メールで退職の挨拶をする場合は、書き方で気を付けるべきことがたくさんあります。

件名は一目見て分かるように具体的な情報を含めよう

まず、退職の挨拶メールを書く際には、件名は一目見て概要が分かるような件名にしましょう。

また、社名や氏名など、具体的な情報を含めるようにしましょう。場合によっては迷惑メールと勘違いされて開封されずに削除される可能性があります。

そういったことを防ぐためにも「○○××より、退職のご挨拶」などが分かりやすく、概要がすぐに分かるような件名を使うようにしましょう。

本文は相手の会社名・部署名から始めよう

退職の挨拶メールの本文では、まず相手の会社名、部署名などから始めるようにします。

社内の場合でも社長などに対して送る場合は「社長 ×× ○○様」と書きます。「×× ○○ 社長様」といった使い方は誤りです。同じメールを複数の方に送る場合は宛名に「○○部各位」や「○○部の皆さんへ」「お世話になった皆さんへ」などを使うようにしましょう。

文章は空白行を挟むようにする

退職の挨拶での文章は、長々と書くのではなく、数行ずつで区切り、区切ったところで空白行を挟むようにすると相手が読みやすくなります。

署名の機能がある場合には、それを活用し文末に差出人であるあなたの連絡先やメールアドレスを明記するようにするのも、今後相手と連絡が取りやすくなるために必要です。

例文①：社外へ送る退職の挨拶メール

【社外へ送る退職の挨拶例文】

件名：○○××より、退職のご挨拶

社外メール株式会社

例文担当　□□様

お世話になっております。

●●の××でございます。

私事で恐縮ですが ○月○日付けで退職することになりました。

突然のご連絡となるご無礼をお詫びするとともに、在職中は大変お世話になりましたことを御礼申し上げます。

本来でしたら直接ご挨拶へうかがうべきところですが、略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶とさせていただきます。

なお、今後は○○が担当させていただくことになりました。

何卒よろしくお願いいたします。

例文②：社内へ送る退職の挨拶メール

【社内へ送る退職の挨拶例文】

件名：●●部○○より、退職のご挨拶

●●部の皆様

お疲れ様です。○○です。

突然ですが、○月末日をもって退職することになりました。

在職中は大変お世話になりました。

特に～～の皆様には、右も左もわからない新入社員の頃から、何かと御迷惑をかけることもあり、感謝の気持ちでいっぱいです。

今後は、全く違った職種での仕事になりますが、また一から頑張るつもりです。

皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

退職の挨拶メールを送る時は、失礼のないように件名や書き出しに注意するのがマナー！

メールで退職の挨拶をするのは、口下手な人にとっては楽なことですが、必ずしもどのような状況においてもそれだけでいいということではありません。あくまでも方法の一つにメールで挨拶する方法もあるという程度に覚えておくといいでしょう。

件名は「Re:」などではなく、一目見て分かるように具体的に書き、本文は相手の会社名・部署名から書くようにしましょう。社外の複数の人へ挨拶メールを送りたい時は、「BCC」「CC」を使わずに一件ずつ送るようにするのが適切なビジネスマナーです。

上記を参考に、ぜひ挨拶メールは読みやすいものを書きましょう！