上司に報告メールを送る際のポイント

2016年11月29日2020年3月31日上司, 報告

上司に送るメールは”ホウレンソウ”を意識する

ビジネスマナーのひとつとして「ホウレンソウ」という言葉があります。

ホウレンソウの内容に関しては言うまでもなく「報告」「連絡」「相談」です。当たり前ですが、意外と実践できていない人が多いのも事実です。普段から意識している人も、せっかくなので確認を。

上司へのメールで大事なポイント「ホウレンソウ」の役割とは

報告を目的とした上司へのメールで重要な「ホウレンソウ」の主な役割は、

・仕事の締めくくりや、次の仕事のスタート時の確認

・業務の流れを円滑にする潤滑剤

・仕事能力向上

・社員同士がそれぞれの立場と考え方を知り、チームワークを向上させる

この4つです。

上司に送るメールを作成するときには、この基本を意識しながら報告メールを作成するようにしましょう。

上司にメールで報告をするのに適切なタイミングとは？

上司への報告は普段いつしていますか？メールでの報告にも、それにふさわしいタイミングが存在します。上司に送る報告メールで重要なポイントなので、押さえておきたいですね。

上司に報告メールを送るべきタイミング

上司から指示された時以外で、上司に報告メールを送るべきタイミングは、

・指示された仕事が終わった時

・ある程度の規模がある仕事の中間報告

・仕事の進め方に変更の必要性がでた時

・仕事の進め方に関わる新しい情報を入手した時

・仕事に対する新しい改善方法を見つけた時

・ミスをしてしまった時

上司への報告メールは内容が正しければいつ送ってもいいわけではありません。これらの適切なタイミングに送らないと、混乱を招いてしまうかもしれません。

上司へ報告メールを送る際はタイミングにも十分注意しましょう。

仕事の報告を上司にメールでする際のポイント

上司に仕事の報告をメールでするときのポイントを押さえておきましょう。そのポイントとは上司にとって見やすいメールにするという事です。具体的にはどのような点に配慮すればいいのでしょうか。

件名で重要度や早急に返事が必要なメールかわかるようにする

上司には毎日大量のメールが届いています。その大量のメールの重要度を上司は件名から判断します。重要度が低いからといって、ビジネスメールですから開封しないという事はありませんが、重要度が低いと判断されれば、チェックする順番が遅くなり、返信は遅くなるでしょう。

早急に返事が必要なのであれば、「至急ご確認ください」といった言葉を入れるといいでしょう。もちろんそのあとにメールの内容についての件名も書き込んでくださいね。

なお、至急上司に判断を仰ぎたいなら、上司が確実に電話に出られない状況だと分かっている時以外は、電話をかけてしまいましょう。

報告メールは結論を書きシンプルにまとめる

上司に報告メールを送るときは、まず結論を先にかきましょう。その結果に至った経緯を順序立てて説明すると長々とした文章になってしまいますし、丁寧にすべての出来事を書き込む必要はありません。

報告メールは結論を先に書き、経緯などはシンプルに要約した見やすいメールを心がけましょう。

上司に報告メールはシンプルで見やすくなるよう意識し、タイミングを逃さず送る！

上司に報告メールを送る際のポイントを見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

上司へのメールはシンプルで見やすい文章を意識し、タイミングを逃さず送りましょう。また、早急に上司から返信が欲しい場合は件名がその旨がわかるように工夫しましょう。

報告のため上司に送るメールはこれらの内容を踏まえて送れば失敗はないはずです。