業務改善命令を問題社員に出す状況とは

2016年12月9日2020年3月31日業務改善

業務改善命令は問題社員に対して必要

会社は色々な人が集まって結成されています。そのため、変わった人も1人や2人はいるものですが、困ったことに、就業規則を平気で破ったり、セクハラしたりする問題社員もいます。このような社員を放置していると、他の社員へも悪影響を及ぼし、業務の効率も落ちてしまいます。口頭で何度か注意しても聞き入れない場合は、業務改善命令を出して、半ば強制的に態度を改めさせた方が良いでしょう。

業務改善命令は問題社員に改善のきっかけを与える

業務改善命令は、口頭などで注意を促しても聞き耳を立てない問題社員に対して、業務態度を改善するように会社から勧告するものですが、いきなり懲戒処分を与えるのではなく、勧告することで、問題のある社員に更生を促すことになります。つまり、問題のある社員にやり直すチャンスを与えることになるのです。それでも態度を改めない場合は、懲戒処分もやむを得ないでしょう。

業務改善命令は口頭注意を聞かない場合に行う

会社に問題のある社員がいる場合、その上司にあたる人が口頭で何度か注意をするはずです。何か問題が起こっているならば、始末書を書かせられますが、特に問題が起こっていないなら、まずは指導書を作成するようにしましょう。指導書には具体的に改めるべき個所を指摘して、このように改めてくださいと、明示しておきます。それでも態度が改まらない場合に業務改善命令を発動するということになります。

業務改善命令は問題社員への最終手段と考えよう

口頭で注意しても、指導書で具体的な説明をしても、何も態度が改まらない場合は、会社から正式に業務改善命令を発動させると良いでしょう。万が一、業務改善命令に従わない場合は、懲戒処分を下すことができます。ただし、問題を起こしていない社員に対して、停職といった重い処分を与えることはできません。減給やボーナス査定に反映させるなどの範囲に留めるようにしましょう。

業務改善命令書のフォーマットは会社独自でOK

業務改善命令を出す時は、文書にするのが一般的です。文書の書き方は特に決まっていませんので、会社独自の書式で構わないでしょう。業務改善命令を出したことがない会社も多いですので、事例は少ないかもしれませんが、インターネットや書籍に業務改善命令書の書き方を説明しているものがありますので、そのようなものを参考にするようにしてください。

業務改善命令書の書き方

業務改善命令書に決まった書き方はありませんが、以下のような文章を参考にしてください。

指　導　書

貴殿は、現在当社の○○部○○課に所属しており、○○の業務に従事していますが、口頭で複数回にわたって注意したにも関わらず、同じ部署の他の社員に比べ、極馬手問題行動（もしくは業務の遂行能力が低いなど）が多く見られます。

つきましては、今後は業務に集中して問題行動を防ぐとともに、業務内容の改善をするように努力してください。

以上、本書をもって指導致します。

業務改善命令書は2部つくること

業務改善命令書は、会社からの正式な文書になります。社長の名で作成する会社もありますが、大きな会社になると、人事部長の名で作成するケースも多いです。捺印をすることも忘れないようにしましょう。そして、業務改善命令書は必ず2部作成し、1部は当事者となる社員へ、1部は会社で保管するようにします。社員によっては、処分を受けた時などに不服として裁判所に訴える人もいますので、どうして業務改善命令を出すことになったのか、それまでのあらましも明記しておくと良いでしょう。

問題社員が口頭注意を聞かない場合は業務改善命令を提示して更生を促そう

業務改善命令書は、問題のある社員に更生を促す目的を持っています。ですから、業務改善命令を出したら、注意深く、当事者である社員を観察するようにしましょう。信用のおける社員に監視役を依頼しても良いでしょう。そして、しばらくは様子を見るようにして下さい。当事者もいきなり態度を改めるのは難しいかもしれません。徐々に変わってくることを期待して見守るようにしましょう。