源泉徴収簿の保存期間と管理方法

2016年11月29日2020年3月31日源泉徴収

源泉徴収簿は法律で保存期間が決まっている

源泉徴収簿は総務、経理部門などで使われる文書であり、法定保存文書として保存期間が決められているものです。会社勤めをしていても、給料の支払いや税金などに関係のない人は知らないこともあるでしょうが、関係者として提示を求められた時に管理してある場所が分からず「どこにあるのか分からない」では大変な問題です。

源泉徴収簿の保存期間は7年間

源泉徴収簿の法定保存期間は7年となっております。これは所得税法によって作成が義務付けられており、国税通則法によって保存期限が決められているもので、従業員の給料の源泉徴収を行う際に記録しておいて、年末調整の時に利用するものですのできちんと管理しましょう。源泉徴収簿と似たものに賃金台帳があります。源泉徴収簿の代わりに賃金台帳を利用することもできますが、源泉徴収簿は賃金台帳の代わりにはなりません。

源泉徴収簿と賃金台帳は内容に変わりは無いが法律上の扱いが違う

源泉徴収簿と賃金台帳には、それぞれの従業員の給料(賃金)の金額が記載されています。給与、賞与などの金額が分かるものというイメージがあり、どちらも同じようなものに感じられますが、全く別の法律によって定められており、保存期間も違います。会社経営者でもこの二つの違いを知らない人もいますが、提示を求められた時に間違えると指摘を受けることがあるので管理方法は徹底する必要があります。

賃金台帳は労働基本法の文書となっている

賃金台帳は労働者の法律である労働基本法に基づいて定められており、源泉徴収簿は税金の法律の範囲のものです。源泉徴収簿では主に給料や賞与の額を知ることができて税金の計算をするという目的の元に作られていますが、賃金台帳は勤務時間、日数、手当て、税金などの労働者の賃金支払情報の詳細が書かれているものです。源泉徴収簿よりも賃金台帳の方が細かいため、賃金台帳でも源泉徴収簿の代わりになるということです。賃金台帳の保存期間は労働基準法では3年、源泉徴収簿の代わりとして使っている場合には7年必要です。

源泉徴収簿の保存期間終了後は管理する必要が無くなるので破棄

源泉徴収簿、または賃金台帳は、それぞれの法律によって7年から3年の保存期間が設けられており、その期間が過ぎた後は適切に破棄されることとなります。源泉徴収簿の保存期間の起算日は、法定申告期限からとなっており、賃金台帳は最後の記入からとなっています。ただし、これは方で定められた最低の保存期間であり、会社ごとに自ら定めた期間がある場合にはこれ以上長く保存して管理しておくこともあります。

源泉徴収を廃棄する時は専門業者に依頼か社内できちんと処分を

社内文書においては、保存期間が終了した後、速やかに適切に廃棄される必要があります。個人情報が書かれた源泉徴収簿、賃金台帳に関しては個人情報保護法に基づいて慎重に廃棄方法を決める必要があります。保存期間を明確にして起算日から計算した廃棄日を守り、専門の業者に依頼する、社内で処分するなどの規定を設けておきます。

源泉徴収簿の保存期間と管理方法をきちんとしないと違法となる場合があるので注意

源泉徴収簿は、法定保存期間中であれば提示を求められた時に速やかに出せるように管理をしておくことが大切です。賃金台帳を代わりにする時にも同様です。また保存期間が過ぎた源泉徴収簿は個人情報にも留意をして適切に処分を管理しなければいけません。社内文書の管理の担当者はそれぞれの法に基づいた管理方法を実行しましょう。