社名変更した場合の取引先との覚書締結について

2016年12月9日2020年3月31日社名変更, 覚書締結

覚書は法律上は締結不要

社名変更した場合でも、それだけでは、覚書を締結する必要は法的にはありません。実務上の問題は別にして、まずはこの原則論を押さえておく必要があります。

法人として同一であれば契約に影響はない

取引関係にある法人が社名変更したとしても、その点について「覚書を締結する必要はない」のです。登記簿などで確認し、法人としての同一性が維持されていれば、契約の効力に影響を及ぼす事はないからです。

社名変更しても法的に問題がない具体例

例えば、自社がある会社と継続的な取引を行う上で、まず基本契約を締結し、各取引について個別契約を交わしていたとします。ここで自社が社名変更した場合、その後個別契約では新社名、基本契約では旧社名とずれますが、それでも原則として、法的には問題ないといえます。

取引先との関係を考慮して締結が必要な場合もある

このように原則としては、社名変更の際に覚書の締結は不要です。しかし実際の取引では、相手との関係その他を考慮して、覚書を締結する場合も生じてきます。その辺りは臨機応変に対応しなければなりません。

取引相手が社名の統一を依頼したら契約更新の時に作り直す

上記のような具体例の場合、基本契約と個別契約で社名がずれる事を望まない取引相手もおり、「書類上の社名統一を求めて来る場合」もあります。その場合は、基本契約更新のタイミングなどを見計らい、基本契約書を作り直すか、覚書を交わすなどしましょう。

社名変更時の再契約が規定されている場合は締結が必要

また相手が依頼するか否かに拘らず、元々基本契約書に「社名変更時には契約し直す」といった規定を設けている場合もあります。その場合も「契約に従い」、基本契約書を作り直すか、覚書を交わすなどしなければなりません。

覚書の有無に関係なく社内外に社内変更の事実を伝えておく

なお、原則・例外いずれの場合でも、社名変更という事実について、社内外の各方面に連絡をしておく必要はあるでしょう。それは、取引先と覚書を交わすか否かに関係なく、ビジネスを円滑に行っていく上で重要な事です。

社内変更したら取引相手へは必ず連絡する

自社が社名変更した場合、覚書を交わさないとしても、その事実について「取引相手に連絡」はしておく必要があります。特に契約上、社名変更時の通知義務がある場合は、この連絡は欠かせません。

取引相手が社名変更した場合も社内関連部署へ報告する

逆に取引相手が社名変更した場合は、その事実について「社内の関連部署にも報告」しておかなければなりません。財務経理担当にとっては、取引代金の請求や支払に関わってきます。また営業事務担当にとっては、挨拶状や案内状などの送付時に注意しなければならないからです。

覚書を交わすか否かに関係なく社名変更の取引先・社内外への連絡は必要

社名変更の事実があっても、法人の同一性が維持されていれば、原則として覚書を交わす必要はありません。しかし、取引相手が依頼して来たり、契約上規定があったりする場合は、覚書を交わす必要も生じてきます。なおいずれにせよ、取引相手や社内関連部署への報告は欠かせません。その点に気をつけて、ビジネスを円滑に行っていくようにしましょう。