昇格試験で高評価を狙える論文の書き方のポイント3つ

2016年11月29日2020年3月31日昇格, 論文

昇格試験の論文の書き方と意識の持ち方とは？

昇格試験になぜ論文があるのか皆さんは、考えた事がありますか？

「特に考えていない」「自分の考えているビジョンを書けば良いだけしょ？」という考えを持った論文の書き方では高評価は得られません。そもそも会社が論文を書かせる目的は、「その人を昇格させるべきかどうか？」を判断するために実施しています。会社が思い描く人物でなければいくら「完璧だ」と自画自賛しても、試験官から見れば0点になるのです。

「昇格させたい」と思わせる論文の書き方を把握しよう

例えば、あなたが現在「係長」の昇格試験を受けているとします。

会社が係長という役職に、どのような人材を求めているのかを把握しておく必要があります。「若い人材を一人前にさせる」「どんな仕事を任せられる」など、係長に留まらず役職によって会社は「こんな人物になって欲しい」と考えています。

そのため、自身の考えているビジョンだけでなく、「あの人はなぜあの役職者になれたのか？」「あの人はAさんよりも成績が良いのになぜ昇格していないのか？」などを把握してから、昇格試験の論文を書き始める必要があります。そういった意識を持った論文の書き方をしなければ、評価の対象にもなりません。

昇格試験の論文では自分と会社の方向性のマッチ度が重要

昇格試験の論文では、皆さんが「役職者」になった時のビジョンを評価の1つとしています。

そのため、自分自身が役職者になったと想像して書いていかなければいけません。とはいえ、現実離れしたビジョンを論文で書いてしまうと「不安だ」「昇格させてもいいものか」などと思われてしまいます。

例えば、「全国の営業拠点を毎月全て黒字にする」「納期が遅れている根本的な原因は工場にあるため、全ての工場に最新の機械を入れて納期の遅れを無くす」などです。

上記の例では、「お前1人で何ができるんだ？」「お前にそんな権限は無い」と却下されるのは目に見えています。しかし、上記のような“地に足が着いていないビジョン”書き方を皆さんは平気でしているのが現実です。

現状を把握したビジョンの書き方をしよう

役職者になった際に記述するビジョンが、地に足が着いていないような文章になる原因は「会社の状況を把握していないから」です。会社の「ヒト・モノ・カネ」を把握しましょう。

会社にどんな人材がいるのか？何を販売しており、どこが他所と比較して弱い部分か？資本金や上半期・下半期の純利益はいくらか？などを把握しなければ、現実的なビジョンは描けません。

会社の状況を把握し、会社が現在抱えている問題に目を向け、役職者の権限を利用することで、どこまで問題を解決できるかを判断しましょう。書いた論文を見直し、「地に足が着いていない」と感じてしまったら、上記の事を把握して書き直してみましょう。

基本的な書き方のポイントもおさえておこう

論文に限らず皆さんが何か文章を起こして相手に提出する際、受け取った人は一目で分かりやすい文章の方が好印象を持ちます。ところが、支離滅裂な文章だったり「何が言いたいの？」と感じてしまうような文章が目立つのです。

昇格試験の論文の前には、高評価を得る基本的な文章の論文の書き方を把握しましょう！

高評価になる論文の書き方①：長く書きすぎない

昇格試験の論文の書き方でおすすめしたいことの1つ目として、長く書きすぎない事です。例として複合機の提案をしたとします。

「現在A社は無駄なFAXが1日に100通来ていますので月に8,000円の無駄がありますので弊社の複合機を導入しパソコンと連動させれば無駄なFAXを勝手に出ないようにできます。」

これでは長すぎて「この人は何を言いたいの？」と思われてしまいます。

そのため、

「現在A社は1日に100通の無駄なFAXが届いています。そのまま出していくと月に8,000円の無駄になります。

もし弊社の複合機とパソコンを連動させれば、パソコン上で管理できるので、無駄なFAXが勝手に出ないようにすることが可能です。」

上記のように区切れば、何が問題で解決する手段は何か？を把握しやすいです。

高評価になる論文の書き方②：曖昧な表現を多用しない

昇格試験の論文の書き方でおすすめしたいことの2つ目は、曖昧な表現を多用しない事です。

例えば、皆さんがお客様で営業さんから、「この機械を導入すれば年間コストが5万円抑えられると思います」「機材を導入するとたぶんですが月に5,000円は抑えられると思います」などと言われたらどう思いますか？

「思うって何だ？もしかして嘘を言っているのでは？」と不安を覚えてしまい、どんなに優秀な機械でも購入しようとは思わないでしょう。

論文では、自身が役職者になった場合を想定して記述するため、「思う」のように曖昧な表現を使用してしまいがちです。しかし、あまりにも「思う」を使用しすぎると試験官からは「自信が無い」と思われてマイナスになりますので注意が必要です。

高評価になる論文の書き方③：誰が見ても分かるようにする

昇格試験の論文の書き方で、おすすめしたいことの3つ目は専門用語の多用です。先ほど同様複合機の提案があったとします。皆さんはお客様とします。

営業さんから「弊社のIR(製品名)はスキャンで高圧縮PDFにできます。LAN接続だけでなくNASにも対応していますので外部にバックアップも可能です。それにカウンター料金は今までより安くなりますよ？」と言われたとしましょう。

ネットワークに詳しい人でしたら良いですが、いきなり「PDF」「NAS」「バックアップ」そして製品名を業界用語で言われても分かりません。論文でも同様に、試験官が皆さんと同じように知識を持っている人とは限りません。そのため記述する際には「誰が見ても分かる用語」に変更した論文の書き方をするようにしましょう。

昇格試験では「昇格に足る能力」を示していこう

このようにわかりやすい論文を書くのが基本のキではありますが、やはり最後は、今後のキャリア形成のプランがこれまでの実績に裏付けられて記載されていることが重要です。昇格試験の評価者は必ずしもあなたのことを知っている人物とは限られません。昇格するに足る能力が短い論文の中からでも十分に訴えることを忘れないようにしましょう。