取引の断り方で重要な3つのポイント【例文あり】

2016年11月29日2020年3月31日新規取引

取引を断る際の大事な心構え

まずは、取引を断る方法の前に相手との間に摩擦が生じないようにするための、マナーや心遣いから見ておきましょう。

取引の断り方ひとつで、今後のビジネスの可能性は大きく変わります。

やむを得ず断るときは、丁寧な断り方をして相手に恨みを残さないのが大事です。何時、自分が相手に頼み事をするかもしれません。世の中は互いに持ちつ持たれつであるという意識を持ちましょう。

物事を断り方は「相手への理解を示してから言い分を伝える」

取引に限らず、何か物事を断る方法として大事な心構えは、相手へ理解を示してからこちらの言い分も理解してもらう方法を取ることです。

■「胸中はお察ししますが」

■「お気持ちはわかりますが」

■「おっしゃることはごもっともですが」

こういったフレーズを使い、「お察しします」「わかります」と相手への理解を示せば、こちらの言い分の理解してもらいやすくなるのです。

それと同時に相手への配慮も忘れていない、ビジネスマナーを弁えた断り方といえます。

相手を突き放す文面や言葉を使うのはマナー違反

取引を断り方として、マナー違反となる気を付けたいポイントは、相手を突き放すような言葉や文面にしないことです。

例えば、「駄目です」や、「無理です」などがこれにあたります。

断る方法としては、あくまでも自分が下手に出て本当は断りたくないけれど、申し訳ないという気持ちをこめるのがビジネスでの大前提です。

取引の正しい断り方とは

取引を断る際の心構えについて見てきましたが、それを踏まえて取引の正しい断り方についてもおさえておきましょう。

取引を断る正しい方法を覚えておかねば、いくら心構えができていても相手には伝わりませんよ。

取引の断り方では3つのポイントをおさえておこう！

①いきなり否定しない

まずは相手の話を最後まで聞き、よく考えた上で判断しているという誠意ある対応を心がけましょう。

②引き受けられない理由を説明する

仕事を引き受けられない理由を相手にきちんと説明すれば、理解を示してもらえます。

③次回につながる姿勢をみせる

仕事を断る時でも「本当は引き受けたいのです」という前向きな姿勢を見せるのが重要です。どういった条件なら引き受けられるのか提案・交渉できる材料を提供し、 「次の機会にぜひともよろしくお願いします」と、最後に一言添えるだけでも印象は違ってきます。

取引を断る際に使える例文を紹介

それでは最後に、取引を断る際に使える例文を確認しておきましょう。ここまでで見てきた内容や気を付けるポイントをしっかりと把握して、相手との関係性を保てる断り方を目指しましょう。

例文①書類郵送の際に使いたい断り文

お取引について

拝啓/拝復　○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、お取引の（お誘い/ご依頼/ご案内/ご打診/ご応募/お申込み）をいただきありがとうございました。

弊社にとりましては、貴社とのお取引は（光栄/願ってもない/喜ばしい）ことと存じます。しかしながら、現状では（お取扱商品の調達の予定がありません/○○に関しては既に他社から調達しております/お見積価格がおり合いません/貴社の支払い条件が当社内規とおり合いません）ため、お取引を見送れさせていただきたく存じます。

また、今回は残念な結果となりましたが、何かのご機会がごさいましたら、再度（ご提案/お見積/ご応募/お申込み）をいただきますようお願いいたします。

今後とも一層、貴社がご発展されますこととをお祈りし、新規お取引の（お誘い/ご依頼/ご案内/ご打診/ご提案/お見積/ご応募/お申込み）のご返事を申し上げます 。

敬具

例文②メール送信の際に使いたい断り文

件名：取引のお申し入れについて

○○○株式会社営業部

○○　○○様

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

株式会社○○､○○部の○○と申します。

この度は、取引のお申込みをいただき、誠にありがとうございます。

しかしながら、せっかくのお申し出ではありますが、貴社との新規お取引の件は見送らせていただきたいと存じます。と申しますのも、○○○となっておるためです。

なにとぞ、事情ご賢察のうえ、

あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、とり急ぎご返事まで。

取引を断る際は「相手への配慮」を見せてから「理由と次回に繋がる姿勢」を盛り込むのがマナー！

今回は、取引の断り方マナーと例文について見てきました。

取引を断る際は「相手への配慮」を見せてから「理由と次回に繋がる姿勢」を盛り込むのがマナーといえます。

あくまでもビジネスの誘いを断るという点を忘れず、相手の心情に理解を示すようにしましょう。いつどこで、仕事を一緒にする機会が訪れるかわかりません。

良きビジネスパートナーになる可能性がある以上、こちらとしてもその機会を見据えた前向きな姿勢も盛り込んで、失礼にならない断り方をしましょう。