注意メールの文例と簡潔に伝えるポイント

2016年12月7日2022年6月10日メール

注意メールは具体的かつ簡潔に書く

注意メールとは、ミスに対して注意を促すメールです。この注意メールを書く際は以下の点を意識してみてください。

・数字を用いて具体的に書く

発生件数や損害費がわかるなら、その数字を盛り込んだ内容で作成しましょう。

・過去の事例を出す

繰り返しミスが起こっているのなら、過去の事例も出して、改善されていないことを伝えましょう。

・改善策を出す

二度と起こらないよう、改善策を思いついた場合は一緒に書くようにしましょう。

厳しい言い回しも時には必要

ミスによる被害が大きい場合は、厳しい言葉を使うのも必要です。

「このようなことは仕方ないでは済まされないことです」や規則に違反するのなら「会社規定に違反するためしかるべき措置も検討せざるを得ません」など、ことの重大さを理解させましょう。

ただし、大きなミスでないのならそこまで厳しい言い回しにする必要はありません。ミスの大きさと釣り合わないような言葉を使うと、忌み嫌われてしまうので注意しましょう。

注意メールは数字や過去の例を持ち出し具体的かつ簡潔に書くことと時には厳しい言葉を用いよう！

注意メールを書く際は、数字や過去の例などを出しつつ具体的に書くとことの重大さが伝わりやすくなります。これらを簡潔に書くようにしてみましょう。

また、時には厳しい言葉も必要です。ミスが大きければ大きいほど、それに比例して厳しい言葉を使うようにしましょう。