上司からの電話に出れない時の折り返しマナーと注意点

上司, 折り返し

どういうときに電話に出れないの?

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電話の折り返しマナーを見ていきますが、仕事をしていて「電話出れない」と感じるのはどういう場面でしょう?まずは多くの人に共通する、電話出れないシーンを見ていきます。

よくある"電話出れない"シーン①:商談や会議の真っ最中

電話出れない!といえば、大事な商談・会議が入っているとき。まさに会議をしている時に電話があっても、皆心の中で「今は電話出れない!ごめんなさい!」と叫んでいる事でしょう。メールであれば受信者の都合で確認できますが、電話は忙しい時にかかってくると出れないですね。

よくある"電話出れない"シーン②:運転・移動中

営業職で車に乗る人は、運転中に電話が掛かってきても「今は電話出れない!ごめんなさい!」と思うはず。むしろ、運転中に応答があったら、他の人が「電話出れないはずだろ!」と指摘するべきです。

また、電車の移動中も電話出れないシーンの代表格。一瞬だけ出て「折り返します」とだけ言う人もいますが、基本的に、乗車中は応答しないのがマナーでしょう。

よくある"電話出れない"シーン③:単純に気づかない

これは電話出れない、とは少し違いますが、着信に気付かない時がありますよね。数分の間席を外していたとか、集中して資料を作っていたとか、うとうとしていたとか…。特別なタイミングでなくても、電話出れないケースはしばしばやってきます。

上司からの電話に出れなかった場合は必ず折り返すのがマナー

電話対応についてのマナーは多々ありますが、ここでは、上司の電話に出れなかった際、留守電にメッセージが入っていたと想定して考えていきましょう。電話に出れなかったとしても、メッセージによって折り返してもよいのか、折り返す必要がないのか、迷わずに対応できるようにしたいですね。

留守電を聞いたら折り返しの連絡をしよう

上司から電話をもらって出れなかった時は、折り返すのがマナーです。留守番電話に「折り返しご連絡お願いします」といった上司からの伝言がある場合には、すみやかにこちらから電話をしましょう。上司からの電話に出れなかった際、留守電を入れていた場合は、必ず折り返しの電話をしましょう。

メールで済ませるのは基本的にNG

最近は連絡手段を全てメールで済ませようとする人が多いです。しかし、折り返しをせずに、メールで「なんですか?」と聞くのは基本的にNGです。もしも留守電にメールだけください、とメッセージがある場合は例外的にOKですが、それ以外の場面で、メールで済ませるのはアウト。

メールに頼りすぎると、上司によっては愛想を尽かされてしまいますので要注意を。

折り返しの電話の注意点とは?

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上司からの電話に出れなかった時、留守電があった場合には折り返しをする必要がある事は分かりました。では、折り返しの電話をかけるとき、どんな注意点があるのでしょうか?折り返しをする前に注意すべきことについて見ていきましょう。

注意点①:相手の都合を考慮して時間に気をつける!

上司からの電話に出れなかったとき、留守電が残っていた際は、すぐに折り返しをするのが一番ですが、気付いた時には夜遅くだったり、お昼時だったりと様々です。夜の遅い時間や、お昼時の折り返し電話は、上司の都合が悪い可能性があるので、避けた方が良いケースがあります。

ただし、上司が緊急性の高い留守電を残している場合は、とにかく一秒でも早く折り返しの電話を入れるようにする必要がありますので、臨機応変に対応しましょう。

注意点②:曖昧な回答しか出来ない状態でかけない!

留守電を聞いて、すぐに折り返しの電話を入れるのも良い事ですが、一つ気をつけるべき注意点があります。それは、留守電の内容に対して、明確な答えがないのに折り返してしまうことです。上司からの電話に出れなかった時、緊急性の高くない場合は、留守電の要件に対して、回答を準備してから折り返すと効率が良くなるでしょう。

また、留守電メッセージとは別に、メールが届いている場合もあります。その時は、メールを見てから連絡しないと二度手間になるケースも考えられますので気をつけてください。

折り返しの電話で言うべき事とは?

上司に折り返し電話する場合の話し方とは一体どんなものでしょうか。上司から電話が来て出れなかったとしても、マナーを知らなければ電話をかけるのが不安ですよね。上司の折り返し電話をする場合の話し方を知って、安心して折り返しの電話をしたいものです。

まずは電話に出れなかった事を謝罪・詫びよう

まずは「先程は電話に出れず申し訳ありませんでした」「折り返しの連絡が遅くなってしまい申し訳ありません」等、一言添えるのが礼儀です。そして、「不在にしており申し訳ありませんでした。折り返しお電話させていただきました。」「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。」というように、言葉を添えましょう。

留守電に用件も入っていた場合は、「留守番電話の内容、了解致しました。」という言葉とともに、用件の内容を再度復唱すれば双方の確認になります。お詫びからの、情報共有のための復唱が大事です。

謝罪を速やかに終えたら本題へ

謝罪に何分もかける必要はありません。むしろ、謝罪はささっと速やかに済ませるべきです。相手から文句を言われているときに、無理やり本題へ移そうとしたらさらに怒られてしまいますが、そうでなければ、はじめに謝罪を済ませた後早く本題に入りましょう。

“電話出れない時"は折り返しがマナー!上司への連絡はメールではなく通話で行おう!

上司からの電話に出れなかった時の折り返し連絡の正しいマナーについて見てきましたが、いかがでしたか?電話出れない、と感じる場面は多々あるはず。上司からの電話に折り返しする時には、まずお詫びから始めましょう。相手が上司というだけで緊張するのに、その際の正しい対応があいまいだとますます焦ってしまいますよね。

でも、これで完璧です。留守電に気づいたらすぐに折り返しの電話をすることで、マナーのある人だという印象を持ってもらうことができるでしょう。出れなかったのにメールだけで済ませるなんてことがないように、折り返しの電話をかけて謝罪の言葉も一言述べましょう。

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2017年10月2日ビジネス