ビジネスマナーの意義3つと具体的な効果～守ることで得られる多くのメリットや注意点～

2016年12月13日2020年4月4日

ビジネスマナーには意義や目的がある

普段の仕事において、会社の同僚や上司、または取引先やお客様などに対してビジネスマナーを行う必要があります。基本的には、以下のようなビジネスマナーを守る必要があるでしょう。

・挨拶や言葉遣い

・身だしなみ

・時間や期日の厳守など

上記は必要最低限のビジネスマナーになりますが、これらを行う目的や意義はどのような点が挙げられるのでしょうか。ここでは3つの意義を紹介します。

ビジネスマナーの意義①：コミュニケーションが円滑になる

ビジネスマナーの意義として最初に考えられるのが、コミュニケーションが円滑になる点です。プライベートでも交流のある人ならともかく、仕事の場でしか接しない人や、初めてお会いする人に対してのコミュニケーションはなかなかうまく距離感を掴めません。私語で話しかけるのはもちろん厳禁ですし、かといって過剰なまでに丁寧語を使うのも相手が委縮しかねないでしょう。そんなときに、ビジネスマナーを守った会話を行うと、相手も適度な距離感を保ったまま会話を行うことができ、仕事だけでなく、プライベートな話題に関してもお互い話しやすくなります。

どんなにコミュニケーション能力が低いと思いがちな人でも、ビジネスマナーを学んだうえで交流すると自然とうまく会話ができるので、そのような点でも意義のある行為だといえます。

ファーストインプレッションを良くするのも意義のひとつ

ビジネスマナーを守る意義として、コミュニケーションが円滑になると紹介しましたが、それは、ただ言葉遣いの配慮によるものだけではありません。身につける服装やお辞儀、名刺の渡し方など、ちょっとしたところにビジネスマナーを守った工夫を示すことで、相手にいいイメージを指し示すことができるようになるのです。どんな相手でもファーストインプレッションが悪ければ、どんなに時間が経ってもわだかまりを解消できません。しかし、ビジネスマナーを守った接し方をすれば相手も安心して対話でき、そのときの好印象のまま引き続き交流できます。ファーストインプレッションを良くする点においても、ビジネスマナーは非常に意義のある行為といえるでしょう。

ビジネスマナーの意義②：自分の存在をアピールできる

ビジネスマナーの意義として次に考えられるのは、自分の存在をアピールできる点にあるでしょう。何年か前のベストセラーに見た目で人は判断されやすい旨を書かれた本がありましたが、見た目は、その風貌だけではなく普段の立ち振る舞いにも大きく左右されるものです。ビジネスマナーを守って接すると、どんな相手も関心を寄せるのは間違いありません。周りの人たちのビジネスマナーがあまり芳しくない時、ひとりそれを忠実に守った人がいれば、相手は非常に印象に残ります。そのような点で自分の存在をアピールし、より有利な環境に持ち込むのもビジネスマナーの意義なのです。

上司など年齢層の高い人たちにアピールできる

昔からそうではありますが、新入社員や若手の社員の言葉遣いや行動ができていないと、必ずといっていいほど「最近の若者は…」と揶揄されてしまいます。しかし、ビジネスマナーを守って上司や取引先の年齢層の高い人など接することができると「若いのにしっかりしている」と認識を改めてもらえるでしょう。

キャリアアップを図りたい人にとって、上司や年齢層の高い人たちは役職としても重要な役割なので、少しでもいい部分をアピールしたいところです。それを実現するひとつの方法として、普段の立ち振る舞いや言動をビジネスマナーに忠実に行ってください。それだけで十分なアピールポイントになるので、大いに意義があるでしょう。

ビジネスマナーの意義③：思いやりや気遣いを表すための行動

ビジネスマナーの意義は他にもあります。それは、思いやりや気遣いを表すための行為だという点です。ビジネスマナーにおいて言葉遣いはもちろんのこと、時間や期日の厳守も大事だと上記に書きました。例えば取引先の場合、期日までに必要な書類や商品が用意できないと、相手の経営戦略にも大きく左右しかねない事態になる可能性が考えられます。また、職場内であれば、余計な仕事を周りの同僚にさせてしまうかもしれません。相手に迷惑を掛けないようにするための気遣いや思いやりとして、ビジネスマナーには意義があるのです。

型にはまった行動になりすぎないようバランスをとる必要がある

ビジネスマナーの意義は思いやりとありますが、注意しなければならない点もあります。ビジネスマナーを守った対応の仕方にはある程度「型」ができ上がっています。そのため、そのまま忠実に型通りの行動をとる人も少なくありません。しかし、まるでロボットのようにビジネスマナーを使用していては、周りの印象が良くなるどころか柔軟性のないマニュアル人間だと思われてしまうケースもあります。そのため、思いやりや気遣いを表すためには、ビジネスマナーを守った行動をとるタイミングやバランスを考える必要があるでしょう。

ビジネスマナーを守る意義は「円滑なコミュニケーション・自己アピール・思いやり」の3つ

ビジネスマナーの意義について確かめました。ビジネスマナーを行う意義としてコミュニケーションを円滑にし、アピールポイントにつなげ、思いやりや気遣いを示す姿勢があるとおわかりいただけたでしょうか。

上記にもある通り、ビジネスマナーを守った行動はそれだけで評価の対象になります。しかし、そればかりにこだわりすぎて、どんな対応もマニュアル通りの対応になってしまうと逆に印象を悪くさせる可能性があります。ビジネスマナーを守りつつ、時と場合に応じた柔軟な対応をとるよう心がけましょう。