ビジネスメールでアポイントが来た際の返信方法

2016年11月29日2020年3月31日アポイント, 返信

ビジネスメールでのアポイント依頼には無駄のない返信を心がける

ビジネスメールでの返信に関しては、そもそも相手は「断られなければいいや」といった具合にさほど期待はしていません。そんなニュアンスだからこそ、先方からアポイントのメールがきたときはチャンスであり、如何にして相手の期待を上回る返信をするかで、あなたに対する印象も変わってきます。そこでポイントになるのが、無駄なやりとりがないという点です。忙しい人ほど、ビジネスメールでの無駄を嫌います。

アポイントの返信メールは一歩先へ進める

先方へアポイントの承諾メールを返信する際に「承知しました。ぜひよろしくお願い致します。」という書き方では、「日時、場所」を再度確認しなければいけません。それはビジネスメールでは無駄にあたるので、必ず返信する際は「希望日時または空き日時」と「相手の近場の場所指定」を承諾とともに入れてあげましょう。そうすると、二度手間にならずスムーズにやり取りができて好印象です。

ビジネスメールでは相手の都合がつかないケースも想定して返信する

希望日時に関して詳しく見ていきます。まず、こちらが指定したアポイント日時に対して先方の空きがない場合も考えられます。そうしたときは、先方が気を遣って「申し訳ありません。その日は別件のため空きがございません。」と謝罪メールが送られてきます。このやり取りもビジネスメールではよく見る光景ですが、やり取りとしては無駄になります。そのため、都合をつかないことを想定した返信の仕方が大切になります。

候補日をいただきたい旨も記載する

例えば「5月1日～4日、13:00～15:00」を空き時間として返信する際に、その後の一言が大事になります。「もしご都合があわないようでしたら、4日以降で希望日時をいただければ幸いです。」という旨も伝えましょう。そうすることで、アポイント日時の再提示をせずに済みます。そうした一歩先の内容までをビジネスメールに詰め込むことで、相手も返信しやすい状態にもっていけます。

明確なアポイント場所を指定して返信する

できればアポイントする場所のやり取りも、一回のビジネスメールで決定させましょう。もしも、先方の事務所に訪問したことがあるのであれば、伺う旨を伝えても良いです。外で会いたいというアポイントであれば「相手の事務所の近場となる喫茶店」などを指定して返信してあげましょう。ポイントになるのが、相手から近い距離まで出向く姿勢なビジネスメールを心がけることです。

出向く旨の返信でもあくまで低姿勢を貫く

理想的なビジネスメールでは、「打ち合わせの場所ですが、ご迷惑でなければ貴社に伺います。」と低姿勢で送りましょう。間違っても「アポイント依頼があったにもかかわらず出向いてあげたぞ感」は出さないようにしましょう。先方からすれば「アポイントをとったのはこちらなのに、わざわざ来てくれるなんで申し訳ない」と思ってくれるので、打ち合わせ時に感謝されるでしょう。

ビジネスメールでのアポイントのやり取りは無駄なく先読みしながら低姿勢で返信する

ビジネスメールでアポイント依頼が来た際の返信方法について見てきました。いかかでしたか？ビジネスメールは慣れるまで大変かもしれません。しかし、返信の仕方次第では相手に好印象を与えることができるコミュニケーション方法の一つでもあります。そこで大切になるのが、ここで紹介した相手の期待や要望を一歩上回ることです。アポイント依頼がきた際はチャンスだと思い、二度手間にならないようなスムーズなビジネスメールを心がけましょう。