上司への返信メールで絶対注意すべき点3つ

2016年12月7日上司, 返信

上司からのメールに返信する際の注意点①敬語の使い方

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「仲の良い上司だから」と社内でのビジネスマナーをないがしろにしてはいませんか? どんなに親しい上司・部下の関係といえど、目上の人には変わりありません。上司に正しい敬語を使うのは社会人として当然のマナー。”親しい関係”と”なれなれしい態度”の意味をはき違えてしまってはいけません。

会社という組織では、上下関係や規律、目上の人と信頼関係を築くためにも敬語というツールはなくてはならない存在です。今まで正解だと思っていた敬語も、実は間違った使い方をしてはいませんか?

間違いやすい敬語の使い方

上司からのメールの返信で、まちがいやすい敬語を一覧にしてみました。

★「了解しました」→「承知しました」

★「確認しました」→「拝見しました」

★「ご苦労様です」→「お疲れさまです」

★「問題ありません」→「そのまま進めて頂けたらと思います」

間違いやすい敬語はこのように書き換えましょう。相手が同僚なら構いませんが、上司など目上の人には、より気配りが必要です。

上司からのメールに返信する際の注意点②引用文

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上司からのメールに返信する際、送られてきた本文が”引用文”として残ることになります。残されるメール本文は削除すべきか否か。この標題に関しては、実に多くの人たちが間違った認識をしているようです。「引用文をそのまま使うことがビジネスマナーとして当然」と。メールはもっとも見やすい形にして送信するのが本来のマナーの基本です。

会社によっては「やりとりの履歴が残るから」と、”全文引用”をマニュアル化しているケースも多々あるようですが、基本的にはマナー違反なんだと認識しておいてくださいね。

引用は必要部分を残して削除!

メールを「返信」しようとすると、元の文が各行冒頭に「> 」を付けて含まれるように初期設定されています。相手は、自分が送ったメッセージが、メール本文の後半に「> 」付きでぶら下がっているのを目にすることになります。署名まで丁寧にくっつけて送り返してくるメールを「不愉快」と感じる人は少なくないようです。

「> 」から始まる引用は、必要な部分だけを残して削除するべきでしょう。たとえば、打ち合わせの出席要請メールに返信するときは、上司が書いてきた日時と場所だけを残し、これについて「了承いたしました」と書き添えるようにするのが正解です。

上司からのメールに返信する際の注意点③素早く返信!

上司からのメールに返信するときのお悩みとしてよく耳にするのが「返信が必要なの?」というような内容への対応。上司など目上の人からこういった内容のメールがきた場合も、気付いたら素早く返信するのが当然のビジネスマナーです。

文頭に必ず「報告」を入れる!

例え返信を必要としない内容の場合でも、「メールを拝見しました」という「報告」を入れるべき。同僚ならまだしも、相手は上司で目上の人なのですから。

長々と文章を書き連ねる必要はなく、「承知いたしました」程度の返信で問題ありません。既読確認メールを「迷惑だ」と取る上司はそうそういないでしょう。きちんと報告できる部下は、上司など目上の立場から見ると「仕事を安心して任せられる存在」なのです。

上司からのメールに返信するときは迅速に!敬語にも要注意

上司からのメールに返信する注意点はいかがでしたか? 意外と知らない「引用返信NG」や「目上の人への正しい敬語の使い方」、「報告だけのメールでも必ず返信すべき」等、機械的かつ短いからこそ丁寧に対応し、尊敬の念も込めつつ対応しましょう。

この返信メールひとつでも、上司からの信頼を得ることにつながるのです。目上の人からのメールに返信する際は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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2016年12月7日ビジネス

Posted by BiZPARK