不手際に対するお詫びメールの基礎知識

2016年11月29日2020年3月31日謝罪

不手際のお詫びのメールにはタイトルを付ける

不手際のお詫びのメールには、「○〇の件のお詫び」という風にわかりやすいタイトルを付けましょう。本文を読まなければ内容がわからないタイトルを付けたり、タイトルを設定しないのはマナー違反です。また、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」という風なタイトルでも良いでしょう。メールには送り主の名前が表示されるので、謝罪をされるようなことが起きたことを知っていれば内容を予想してもらえます。

メールの最初には相手の会社名を書こう

お詫びのメールの最初には、「〇〇株式会社○〇部○〇様」という風に、会社名と部署名、担当者の氏名について記載しましょう。それぞれ一つの項目ごとに改行したり、空白を空けるなどして読みやすく記載することが大切です。書面で送るのであれば、右上に書くとよいでしょう。そして、その下に送り主の会社名と部署名、担当者名を同じように書きます。

メールでお詫びをする場合は時候の挨拶は任意

基本的に、書面で送る場合は時候の挨拶を入れた方が好ましいです。メールに関しても同じですが、書面と比べると時候の挨拶の必要性は低いです。その代わり、「平素は、格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。」という風に書きましょう。そして、その後に「○〇会社○〇部の○〇です。」という風に名乗るのがマナーです。

メール本文の最初は不手際の内容から記載する

お詫びのメールの本文には、最初に不手際の内容を書きましょう。「昨日、ご連絡いただきました件につきまして調査をしたところ、ご指摘通りの不手際があることを確認いたしました。」という風に、間違いなく不手際があったことを記した上で、「当方の確認不足により、大変ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。」という風に謝罪しましょう。

メールであっても必要であればお詫びに伺う旨を書こう

不手際があったことに対するお詫びをするために伺う必要がある場合は、「改めてお詫びに伺いさせていただき、その際に○〇を交換させていただきます。」という風な文章を書きましょう。また、そういった交換が必要ない場合は、「取り急ぎ、メールにて謝罪申し上げましたが、改めてお詫びにお伺いさせていただきます。」という風に書きます。

お詫びのメールの内容次第でクレームに発展する可能性もある

不手際があった時点で相手に迷惑をかけていますが、お詫びのメールの内容が不十分であればクレームに発展する可能性があります。相手が会社の場合は今後の取引を取りやめてしまわれることも考えられます。お詫びをメールで送るのか書面で送るのか、適切に見極めることが大切です。また、実際にお詫びに伺うのであれば、不手際を起こした人物と一緒に謝罪する必要があります。

不手際のお詫びのメールは基本ルールに沿って相手に謝罪の気持ちが伝わるように作成しよう

不手際に対するお詫びメールの基礎知識について、ご紹介いたしました。不手際が起こった際にメールでお詫びの文書を送るのであれば、不手際の内容を確認し、それに対する謝罪文を盛り込まなければなりません。また、改めてお詫びに伺うかどうかでも文章が異なります。改めてお詫びに伺う場合は、不手際を起こした人物と一緒に謝罪する必要があります。お詫びのメールの内容を充実させて、信頼関係を保たせましょう。