フローチャートの書き方の基本ルール3カ条【構造例あり】

業務フロー

フローチャート作成の目的

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まず、フローチャートの書き方を学ぶ前に、目的をしっかりと頭に入れておきましょう。何事も目的を知らずにやり始めても、決していい結果にはなりません。

仕事の流れを可視化し共有すること

フローチャートを作成する目的は、「目に見えづらい仕事の流れを見える形にして、仕事の流れを関係者間で共有できるようにすること」です。

可視化の条件としては、「誰が」、「いつ、何をキッカケに」、「どんな作業を」、「どういう場合に」行っているかを簡潔に書き表すことが重要。

これらの4つのことは、業務を把握する際には欠かせない内容であり、フローチャートを作成する場合にも必須の項目なのです。

フローチャート作成のメリット

フローチャートを作成するメリットとしては、以下のような点が挙がります。

・図で示されているので、文章だけよりもわかりやすい。

・プログラムを改良する際に効率よく進められる

・ひとつのプログラムを複数人で作るときに、手わけがしやすい

フローチャートは「伝わるように伝える」

このようにフローチャートを活用することで複数のメリットがあります。実際にビジネスシーンでもフローチャートを活用するようになったことで、商談の効率化が図れ、より多くの企業に営業ができたり、そもそもの受注確率が上がるなど、ポジティブな影響につながることも多いようです。「伝えたいことを伝える」のではなく「伝えたいことを伝わるように伝える」ということを意識してより一つ上のビジネスコミュニケーションが取れるようになりましょう。

フローチャートの書き方の基本

では、目的を理解したところで、早速フローチャートの書き方を学んでいきましょう。フローチャートには、記号が用いられます。日本では、記号は日本工業規格(JIS)で決められています。

フローチャートの書き方ルール3ヶ条

まずは、フローチャートの書き方のルールの基本事項の3ヶ条を見ていきましょう。

① フローの最初と最後を明記する

② 処理の流れは、原則として、上から下へ、左から右へ、それに逆行する際には、矢印をつける

(場合によっては、すべての処理の流れに矢印をつけている場合もある)

③ 線は交差してはいけない

簡単なフローチャートの書き方の例

基本の書き方をお伝えしたところで、日常生活の一場面である「信号を渡る手順」のフローチャートの書き方を例として見ていきましょう。

こちらの図が、信号を渡る手順のフローチャートの書き方です。記号を用いて、流れに沿った書き方になっており、非常にわかりやすいですよね。

フローチャートで用いられる記号の書き方

つづいては、フローチャートに必要な記号の書き方を学びましょう。主な記号を10個ご紹介します。中には、少々複雑な書き方のものもありますが、じっくりと覚えましょう。

これだけ覚えておこう!フローチャートの主な記号10個

●端子・・・フローチャートの始まり及び終わりを表す

●処理・・・計算、代入などの処理を表す

●サブルーチン・・・定義済みの処理を表す

●判断・・・条件による分岐を表す

●表示・・・コンソール上への結果の表示を表す

●ループの開始

●ループの終了

●入出力・・・ファイルへの入出力を表す

●ページ内結合子・・・フローチャートが長くなり、ページ内で2列にするときなどに使用

●ページ外結合子・・・フローチャートを次のページに続けるときに使用

フローチャートの構造の書き方

つづいては、フローチャートの構造の書き方を図を参考にしながら、ご紹介します。フローチャートでは、基本的に以下の3つの構造を組み合わせて、アルゴリズムを表記します。

① 順次構造

② 分岐構造

③ 反復構造

構造の書き方①順次構造

順次構造とは、名前のとおり、処理が上から下へ単純に並んでいる構造を言います。図をみてもわかるとおり、書き方も非常にシンプルでわかりやすいものになりますね。

構造の書き方②分岐構造

つづいては、分岐構造。分岐構造とは、ある条件によって処理が別れる構造を指します。条件は“yes”(またはtrue、真など)か“no”(また はfalse、偽など)で表されます。

構造の書き方③反復構造

最後は、反復構造。反復構造とは、ある条件を満たしているうちは、処理を実行するという構造です。条件をどこで設定するかによって前判定型と後判定型に分けられます。反復構造は少々複雑な書き方になってきます。

フローチャートの書き方の注意点

フローチャートは慣れないと、書き方に迷うこともあるでしょう。フローチャートを書く際に、気を付けたい点をいくつかご紹介します。

作成したらチェックしたい注意点

・処理の流れを表す線は、箱から離れていないかどうか

・分岐の条件がまちがっていないかどうか

・条件分岐からの出力の線に Yes、No などを正しく明記してあるか、逆になっていないかどうか

・箱への入力が 2 本になっていないかどうか

・箱の横から入力が入っていないかどうか

・白黒で作成したか、網掛けすることで箱の中の文字が読みづらくなっていないかどうか

フローチャートの書き方は構造により複雑に!細かくチェック

フローチャートは、記号を用いた独特の書き方が特徴であり、書き方に慣れないうちは苦労するかもしれません。細かい点にまちがいがないか、よくよくチェックする手間も惜しまないことです。

しかし、多くの関係者で流れを把握するには、非常に役立ちます。また、業務フローを改善するときにも、フローチャートがあれば現状の流れが一目瞭然になっているため、効率よく進められるはずです。ぜひ、この機会に書き方の基本や記号を覚えて、フローチャートの作成にチャレンジしてみてください。

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2017年9月29日ビジネス