覚書の正しい読み方と使い方における注意点

覚書

覚書とは?意味までしっかりと覚えよう

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ビジネスにおいて意外とよく目にする言葉「覚書」。新入社員にとっては使い方以前に読み方すらあやふやな方も少なくはないかと思います。

ぱっと見「かくがき」と読めてしまいそうですが、これでは間違いです。社会人としてやっていくためにも、ビジネス用語の意味はしっかりと覚えるようにしましょう。

「おぼえがき」は記憶を助け情報を伝達する文書

覚書とは、端的にいえば「ある出来事や観察の結果を記録し、記憶を助ける文書」を指します。

また、そういったまとめた情報をを伝達する手段としても使用する書類、手段を「覚書」と書くのです。

覚書の読み方は「かくがき」「おぼえがき」の二通り読めそうなものですが、正しい読み方は「おぼえがき」です。

間違えた読み方をし、上司や取引先相手に恥ずかしい思いをしないように注意しましょう。

覚書は「おぼえがき」忘れずに!

覚書は自由な書式と定型書式がある

覚書(オボエガキ)には大きく2種類の書式があります。簡潔に言うと、『どのような書式でも良い場合』と『会社などの組織で定められている場合』です。

特に法的な分野での使い方においては、覚書は取引条件や契約の記録となり、ポリシーメモや了解覚書(読み方:リョウカイオボエガキ)、合意覚書(読み方:ゴウイオボエガキ)、基本定款(読み方:キホンテイカン)などがあります。

他にも備忘録、報告書、仮契約書、書簡(読み方:ショカン)なども覚書の使い方の一種です。

ページ数には特に指定があるわけではなく、1枚だけの覚書も、複数ページにわたる覚書もあります。

同僚・後輩向けと上司向けの覚書を使い分ける

ひとつ注意すべきなのが、例えば同僚・後輩が相手の場合はシンプルかつ自由な書式の使い方で問題ないのですが、

上司を相手とするのであれば1ページ、もしくは2ページまでのわかりやすい書式、書き方使い方をしなくてはならないので注意です。

覚書は上司向けの手書きメモ

アメリカ合衆国の弁護士・政治家であったディーン・アチソンの言葉を引用すると「覚書は相手に知らせるためではなく、書き手を守るために書かれる」というものがあります。」

確かに、上記の読み方・使い方(覚書の種類)から見ても、取引先に送るような文書かと言われると微妙です。

覚書は社内向けの文書だと認識しよう

覚書は、基本的にメモ程度の文書だということを忘れないようにしましょう。

適切な使い方としては、社内で使用するだけの、後輩や同僚を相手にする『上司向けの手書きメモ』なのです。

まさか取引先に「これが今回の打ち合わせの覚書(カクショ)です!」なんて間違った読み方・使い方をしてしまい、恥を書く事のないようにしましょう。

ビジネスにおいて、正しい用語の読み方使い方はとても重要なのです。

覚書は「おぼえがき」と読み社内の人へのメモだと覚えておこう

覚書の読み方と使い方の注意点についてまとめてみましたが、きちんと覚えることはできましたか?

何気なしに見ただけ聞いただけのビジネス用語は使い方を知らないと、いざ使用する場面になったときに困惑してしまいます。

そういった恥を書くことがないようにするためにも、覚書の読み方や書き方ですらも、意味からしっかりと覚えるようにしておきましょう!

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2016年12月9日ビジネス