事務所移転のお知らせメールのポイント4つ【例文あり】

2018年1月30日2020年3月31日移転

事務所移転のお知らせメールを送る際のポイントとは？

今回ここでは、事務所移転のお知らせメールのポイントと文例について紹介していきます。まずは知っておくべき、事務所移転のお知らせメールのポイントについてまとめていますのでみていきましょう。

事務所移転の場合なら、早めに告知を行ってください。請求書などの書類が届かない、電話しても繋がらない…！なんてことは会社として最悪です。オフィス移転の前に、早急な対応を心がけましょう。案外、見落としがちな点もあるので要チェックですよ！

ポイント①：3週間前にはお知らせしておく

事務所移転の場合だと請求書などの書類が届かない、電話しても繋がらない…なんてことはないように注意しなければいけません。そして登録情報などの変更しないといけないので、結構手続きは多くあります。

なので移転スケージュールに合わせ、3週間前にはお知らせしておくようにしましょう。日本郵便による配達なら、転居手続きで郵便物の転送もできます。ただしメール便や宅配物は、転送してくれませんので注意しましょう。

ポイント②：事前案内する封筒の裏面は「旧住所」

事務所移転の挨拶状で事前案内する場合、封筒裏面は「旧住所」にしましょう。

案内状の宛先不明の場合には、封筒裏面の住所に返送されるわけです。なので必ず受け取れる「旧住所」を記載しておきましょう。

ポイント③：年末年始をまたぐなら年賀状でフォロー

事務所移転が年末年始をまたぐ場合は、年賀証を送りましょう。

移転後すぐに年末年始を迎える場合には、挨拶状とは別に年賀状などで、 「去る○月○日に事務所を移転いたしました」など、 移転後の住所をフォローしておくといいですよ。

事務所移転のお知らせメールの文例を大公開

上記では、事務所移転のお知らせメールのポイントに関して紹介していきました。事務所移転のお知らせメールなどに関しては、把握できたのではないでしょうか。

次には、事務所移転のお知らせメールでなにを書けばいいのか？例文を基に紹介しますので、見ていきましょう。例文を参考に、きちんと事務所移転の挨拶をするようにしてくださいね。

事務所移転のお知らせメールの文例①

【件名】　移転のご案内

拝啓 ●●の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

誠に勝手ではございますが、 このたび 弊社は ○月○日より

下記へ事務所を移転することになりました

何とぞご高承の上 一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中にてご通知かたがたご挨拶申し上げます

敬具

平成○年○月

新住所＋電話番＋地図URLを加えると◎

オフィス移転のお知らせメールを送る際には、気を付けるべきポイントや一般的なマナーもありますので、失礼のないようにしっかりとおさえておきましょう。そして、事務所移転の挨拶に加えて住所の文例を紹介します。以下を参考にしてみてください。

≪新本社住所≫

〒000-0000

東京都○○区○○町○○0-0-0

≪電話/FAX番号≫

TEL　00（0000）0000 / FAX　00（0000）0000

営業部

TEL　00（0000）0000 / FAX　00（0000）0000

≪地図≫

URL：～～～～～～～～～～～～～～

のように、メールでは挨拶と一緒に新住所を記載してださい。また、新住所や電話番号に加えて地図のURLを記載するといいかもしれませんね。

事務所移転のお知らせメールは文例を参考にあらかじめ告知しておこう

事務所移転のお知らせメールのポイント4つを紹しました。事務所移転の時に連絡がつかなくなると、取引関係者様に多大な迷惑をかける可能性があります。十分に気をつけて挨拶をしていきましょう。

あらかじめ事務所移転の挨拶を行っておくと、スムーズに告知ができますよ。今回紹介した例を参考に、お知らせメールを作成してみてください。