報告書の正しい書き方とすぐ使えるフォーマット3選【テンプレート】

2017年7月4日報告書

報告書の書き方の重要性を把握

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報告書とは、社内研修や社外の業務の進捗などを上司に伝えるための書類です。社外へのクレーム対策や調査結果などを、上層部や関連部署に知らせる目的の文書になります。

報告書の書式次第で仕事にも影響する

報告書は誰が作成しても同じだと軽く見てはいけません。報告書の質によっては上司からの評価が変わる場合もあるからです。 分かりやすい報告書を書くことで上司にも良い印象を与えることができ、仕事もスムーズに進めることができるでしょう。

報告書の書き方の構成を知ろう

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では、報告書の正しい書き方と使い方・テンプレートについて紹介していきます。後ほど登場するフォーマットやテンプレートを使用して報告書を作成する前に、基本的な報告書の構成を理解しましょう。

報告書に盛り込むべき内容の例

報告書の作成においては、必要な項目や要素が分からなければ作業が進みません。まずは、押さえておくべき項目を確認しましょう。

上記のような構成を盛り込んで、報告書を作成するようにしましょう。

報告書の全体構成にも気をつけよう

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報告書を作成する際の全体の構成も重要です。読みやすい文章にするために注意すべき点は、以下の通りです。報告書の3層構造について理解を深めましょう。

注目すべき3層構造

• 「標題」は「内容要旨」(打ち合わせ内容)の要約

• 「内容要旨」の要約

• 「詳細内容(ヒアリング事項等)」の要約

報告書を上から(標題から)順に書こうぜずに、報告書の説明文(詳細内容から)順に書いていけば、比較的かんたんです。作成途中で意味が分からなくなる危険性も減らせるでしょう。

報告書テンプレート(フォーマット)の上手な使い方

報告書の作成には画像を使う方法もある

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テンプレートの場合では、画像を使うのも1つの手です。 「宣伝用ポスターやポップなどが小さく地味」とありますが、画像は文字とは比較にならないほどたくさんの情報量を含んでいます。画像を効果的に使うことで、周囲から一目置かれるような、オリジナリティ溢れる報告書を作成できます。

報告書の目的を意識してテンプレートを利用

報告書を作成するにあたって、確かにフォーマットは便利です。使えるフォーマットがあれば、参考にして作成するのはいいかもしれません。ただし、ここで気をつけたいのは、報告書の目的をしっかりと掴んでおくべき点です。

報告書の作成を依頼されたら、まずはその目的を考えることが大事です。どんな情報があればこの報告が活きるのかを、自分の頭を使ってしっかり考えてから作成しましょう。そうすれば、「できるビジネスパーソン」の報告書の出来上がりです。

報告書テンプレート(フォーマット)3選

プロジェクト報告書用のテンプレート

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プロジェクト報告書のコツ

目標に対する結果がどれくらい出せたのかを明確にしましょう。

各種数値の他にも、メンバーの活躍についても触れるようにしたいですね。

業務日報のテンプレート

業務日報の書き方のコツ

業務日報に決まった書き方はありませんが、時間と業務の種類、内容を記載しましょう。

目標値への達成率などの具体的数値も記入すると見やすくなります。

出張報告書のテンプレート

出張報告書の書き方のコツ

訪問先と目的を明確にします。

出張中は会社側が把握できない部分が多いです。その不安を解消するためにも、行動や成果は細かく記載しましょう。

自分用の雛形を作成しておこう

テンプレートは1種類あれば事足りますが、様々な用途に応用できるように、目的に応じたフォーマットを複数もっておくと便利でしょう。自分用の雛形を作成しておけば、いざというときでも素早く作成できるためです。

報告書の正しい書き方と使い方・テンプレートいくつかのポイントをおさえておく

上司に報告する際の報告書のテンプレートにも様々なタイプがあるので、用途に合わせて有効的に活用しましょう。報告する相手や状況に合わせたフォーマットを選ぶようにしてください。 報告書の書き方をマスターして、上司に分かり易い報告書を提出できると良いでしょう。

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2017年7月4日ビジネス

Posted by BiZPARK