社内電話で気をつけるべきマナー

2016年11月25日2020年3月31日社内電話

電話対応では敬称の組み合わせを変えよう！

社内の電話対応の中でも、とりわけ気を付けるべきは社外からの電話対応です。だれしもが必ず経験する業務といえますが、どこから掛かってきたか、それによって社内の人物の敬称を変えるのがマナーとされています。

社外からの電話対応は「役職名+名前」が基本

社外からの電話対応などで、社内の人間宛てに掛かってきた電話では、 「○○（役職）の〇〇（名前）は席を外しております。 」というように、役職名＋名前で伝えるのが正しい電話対応です。社外の人に対して、身内である同じ会社の上司や同僚を〇〇課長、〇〇さんといった呼び方はしません。

社内の会話であれば、上司に「さん」をつけるのは正しいといえますが、社内全般の電話対応として、社外の人に向けて話す際はこちらがマナーです。

社内からの内線は「名前+役職名」

社外からの基本的な電話対応は、役職名+名前が基本ですが、対して社内からの内線など、いわゆる身内と言われる人たちからの電話では、「名前+役職名」が正しい対応方法です。

社内の人間に対しては、少しカジュアルな言い方になってもいいとされていますが、役職名は必ずつけるようにしましょう。

身内でも違う支店に電話を掛けるなら礼儀を忘れずに

同じ会社とはいえ、自分が在籍している支店とは違うところに電話を掛けるのであれば、社外と同じようにビジネスマナーを守る必要があります。

例えば、同じ社内で外周りをしていたり、同じ会社で違う支店にいる人に掛けたりした時に、「今、お電話大丈夫ですか？」と配慮できるかどうかはとても大切です。仕事の緊急性もありますが、相手の仕事の都合を配慮できると、それだけで評価が高くなることもあるのです。

社内向けの電話は敬称の付け方に注意しよう!

ここまでは、基本的な電話対応で注意すべきマナーについて、社外、社内の2つに分けてみてきました。しかし、もう一つ注意すべきマナーがあります。それは。社内向けの電話をする際の、敬称の付け方です。

社内向けの電話は「呼び捨て」と「○○様」はなし!

社内向けの電話をする際は、例え上司であっても、社外の人間ではないので「様」をつけるのはマナー違反です。とはいえ、「呼び捨て (敬称なし)」 も上司に対して敬意を欠いていますので、同じくマナー違反となります。

これは、会社によりけりですが一般的には「名前+役職」か「名前+さん」をつけて呼ぶのが、正しい電話対応のマナーといえます。

社内電話は「役職+名前」の形を相手によって変えるのが正しいマナー

今回は、社内電話で気をつけるべきマナーについて見てきましたが、いかがでしたでしょうか。社外電話でも社内電話でも、基本のマナーは同じですが、どこから掛かってきたかにより、「役職+名前」の使い方を変えるのがポイントです。また、社内向けの電話は、敬称の付け方に注意が必要ですが、あくまでも身内向けという部分を考慮して、会社のやり方を踏襲するのが大切です。電話対応も、その他のビジネスシーンと基本的なマナーは同じですので、社内だからと気を抜かずに対応しましょう。