送別会の会計報告を作成するコツ

2016年11月29日2020年3月31日会計報告, 飲み会

送別会用の入金は必ずメモしよう

それでは会計報告のコツを考えていきましょう。まず、送別会を行う際の入金は大きく分けて、下記の4点が挙げられますので先に把握しておきましょう。

1.参加者から徴収した会費

2.参加者から徴収したプレゼント代

3.所用による欠席者からの寄付

4.役員や他部署上司からの寸志

以上の4点となります。

歓迎会及び、送別会の料金の相場は、一人4,000円から5,000円くらいが一般的ですが、その時の主賓の人数や参加者の人数でも多少上下します。最後の会計時に、余った金額を分配する時があるので、誰からいくら集めたかハッキリさせるために必ずお金の入金記録をメモに取っておきましょう。

基本的に、歓迎会や送別会の会費は主賓以外の参加者から集めますが、主賓の人数が多い場合は、必然的に参加者の負担が多くなります。各人にかかる費用が7,000円から8,000円となると、あまりに料金が高すぎて参加者が減ってしまう恐れがありますので、費用を抑える工夫が必要です。

歓迎会・送別会の費用や料金を抑えるといっても、難しいことはありません。一般的には、役職付からは費用を多めに徴収しても良いという日本社会の慣例がありますので、会計報告係の方はそれを利用しましょう。

また、初めに徴収する金額を決めて、先に金銭だけもらっておくのも有効です。そうして集めた費用を全て合わせて、その予算内で可能な料金設定がされているお店で歓送迎会を行うのです。大切なのは、「場所ありきではなく費用ありき」ということですよ！

歓迎会や送別会やの出費として一番大きなものは、飲食料金とプレゼント代金です。まずは、上で述べたように会計報告係は予算とお店の釣り合いを考えて計画を立て、場合によっては出金を抑えるように料金交渉をしましょう。

どうしても都合がつかなければ、コースの内容を変更するなどの対応をしてください。歓迎会や送別会では、先ほども言ったように飲食だけでなくプレゼントにかかる費用もあるからです。

歓迎会だけならプレゼント代はなくても良いのですが、もし送別会なら最低でも小さな花束くらいは用意したいものですよね。また、会社の慣行で二次会の費用も一緒に徴収する、一次会の費用が残ったら二次会の足しにする、というケースも考えられます。

そうなると、歓送迎と2次会の参加人数のバランスが悪ければ一人当たりの負担がバラバラになりますし、どうしても出費は抑えて、いくらか余らせておかなければなりません。

歓迎会や送別会の出金を抑えるのであれば、飲食店との交渉が一番効率的です。例えば、消費税の端数がなかったらこの店にするのにという雰囲気を出せば、人数と使用目的を伝えることで端数を削った金額で交渉成立する場合があります。

これは、新年会や忘年会が毎年行われる定例会で、居酒屋側としても固定客を獲得するチャンスになるからです。とはいえ、端数と言っても人数が集まると高額になってしまいますので、料金を値引いてもらえるのであれば使いたいという控えめな姿勢で事情を説明しつつ交渉を行いましょう。

歓迎会や送別会が終わったら、なるべく早く幹事、または会計報告係は会計報告をする必要があります。お金については10円でも100円でも明瞭にしなければいけません。

例えば寸志をいくらいただいた、お店と交渉していくらサービスしてもらった、プレゼントでいくら、色紙でいくら、会費の残りはいくらと会計の内容を細かく書き出します。残額を二次会に回した、次回の行事に残します、という場合があればそれも明記するので、とにかく会計報告は早く済ませましょう。

お金の事は、いくら神経を使っても使いすぎるということはありません。幹事や会計報告係をする時や上司から寄付を預かった時などは特に、財布を分けるくらいの気遣いをしましょう。

自分で分かれば良いというものではなく、会計は誰にでも分からなければいけないのです。ですから会計報告はある程度事前に用意しておいて、歓迎会や送別会といった歓送迎会が終わったら、できる限り速やかに会計報告を回覧なり配布なりしましょう。

歓迎会や送別会の費用と会計報告について、気を付けるべき点を見てきました。歓迎会や送別会の出金では、主に飲食とプレゼント代がありますが、参加費と寄付で賄いますので、その費用が足りなくならないようにうまく調整する能力が求められます。

そして、プレゼントは会費に含むか別か、一次会の残金を二次会に回して良いか、などはあらかじめ決めて全員に言っておきましょう。そういう会計を断りなく一緒にすると揉める原因になります。そして、歓送迎会が終わったら、会計報告は早めに行い、費用の内訳は明瞭にするのが鉄則のマナーです。

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