会社の業務を棚卸しすると見えてくる効率化

2016年11月25日2020年3月31日棚卸

業務を棚卸しする

塞感を感じたりしている時には、業務の棚卸しも欠かせません。まずメンバーによるブレインストーミング方式をおこないます。各自がどのような業務を実際行っているかをチェックするのです。一人一人は自分には欠かせない仕事と思っているかもしれません。がブレインストーミング方式で洗い出すと、無駄な業務、非効率な業務、後回しにされている業務と選別していくことになります。理想的な社員ばかりではないので、自分のポジションを守るために、必要のない業務に固執する社員もいるかもしれません。すべて洗い出すことになります。すべて洗い出さずに業務を抱えている人がいれば、業務を再振り分けした後で、必ず息づまるわけですから、会社にも迷惑をかけるし、周りの社員からの評価も下がります。

名前の定まっていない業務が見つかる

オーソドックスな方法ですが、とても効果があります。メンバーに“１人ブレスト”を事前に実施してきてもらい、全体で検討するとより効率的です。業務に特別な名称が設定されていなくても、名称もバラバラで全く問題ありません。全員で整理するときにはじめて業務内容の確認とともに名称も統一すれば大丈夫です。お互いに摺り寄せてみると、「ある名称をもった業務」の範囲が、メンバーによって異なることがわかります。名称が共有化されていないことで、同じ内容の業務が非効率的に行われていることもあります。メンバーが事前に準備した棚卸には各自で仕事の配分がアンバランスで、偏っていることに気づかされます。問題に早く気付くためにも、業務の棚卸しは急務であると認識した方がいいかもしれません。

会社全体で業務を見渡してみると

作業は業務効率化における一つの方法ですが、きちんと整理することで効率化が見えてきます。各自が効率的に動いているようでも、全体を見渡すと、非効率的なことはたくさんあります。ある人は一人でやった方が効率いいなんて言うかもしれません。みんなでやると効率が下がるなんて言うものです。実際能力の高い人もいるかもしれませんが、チームワークのある業務の方がミスを発見しやすいです。複数でチェックしているので、仕事の確実性は上がります。ただしチェックばかりに気を囚われる当上げが下がることにもつながっていくので、バランスをとるようにしましょう。業務効率化がひとまず終了すると、マネジメント業務を確定するプロセスにつながって行きます。

見えない業務を見えるようにする

会社全体で見てみると、一人より見えてくるものがたくさんあります。一人で解決できなかったことも業務を適材適所に振り分けることができます。業務の棚卸しは、一つの掃除なのかもしれません。隅っこに隠れていた埃を全部出し切りましょう。すっきり掃除をすれば、会社はより快適に機能し効率は上がっています。