仕事ができない人も変われる！デキる人の進め方8つのポイント

2018年2月2日2020年3月31日タスク管理

仕事ができないのは”進め方”がおかしいから！？

社会人なら「仕事ができない」と悩むことは一度や二度はあるはず。自分で様々な改善や努力を試みるものの、なかなか仕事ができるようにならないと焦りますよね。

一方で、自分より多くの仕事をとてつもないスピードで終わらせて、自分より早く帰っていく「デキる人」がいるのも事実です。彼らと自分の何が違うのか、気になりますよね。実は、仕事ができないのは仕事の進め方が大いに関係しているのです。

正しい仕事の進め方とデキる人のポイントを学ぼう

そもそも、仕事ができないのは「進め方がおかしいから」だとしたら、今のままの仕事の進め方を続けるのは馬鹿らしいですよね。仕事ができない人ができるようになる為には、正しい仕事の進め方をまず知ること、デキる人の仕事の進め方から学ぶこと、この2つが重要です。

最低限知るべき「仕事の進め方」7つとは？

デキる人の仕事術を学ぶ前に、まずは最低限できていてほしい「仕事の進め方」ができているかを確認しましょう。基本的な仕事の進め方は大きく分けると7項目あります。それでは早速、仕事の進め方7項目を見ていきます。

進め方①：仕事の目的を理解する

まずは仕事の目的を理解することから始めましょう。この時、目的はできるだけ具体的に立てることが重要です。例えば、「今月は1000万円の売り上げを目指す！」などです。

また、もし上司や取引先から仕事を頼まれたのだとしたら、何が目的なのかしっかり聞いて下さい。目的が分かれば、あとはそれを達成するために突き進むのみです。自分の向かう方向性を分かりやすくすると、モチベーションを上げやすいという効果もあります。

進め方②：期限を決める

次に、その仕事の目的を達成する期限を決めます。人から頼まれた仕事であれば、期限は決められていることもあるかもしれません。その場合は、できるだけその期限よりも早い段階を自分の中の期限として決めましょう。ギリギリで間に合わせるつもりで仕事をするよりもよほど効率がUPしますよ。

自分で期限を決める場合は、あまり期限をキツめにしないように注意しましょう。かといってゆるゆるの自分に甘めな期限を設けるのもよくありません。丁度良いさじ加減のところで期限を決めましょう。

進め方③：やるべきことのリストアップをする

次に行うべきは、仕事の目的を達成するためにやるべきことを思いつく限りリストアップしてみましょう。まだ経験の浅い方なら、上司や先輩にリストを見せて足りない作業を教えてもらうのもおすすめです。

デキる人になってくると、頭の中でこのリストを完成させてしまうこともできますが、仕事ができないと悩んでいる人は、できる限り紙にメモしたり、PCの付箋にメモしたりして下さい。目でパッと分かって把握できるようにしましょう。

進め方④：優先順位を決める

続いて、やるべきことリストの中で優先順位を決めていきます。仕事ができると言われる人は、この優先順位を決めるのが上手いと言われています。勿論、優先順位の決め方にはコツがあります。

仕事をやるべき順番は、①重要ですぐ終わる仕事②重要ですぐには終わらない仕事③重要ではないがすぐに終わる仕事④重要でもなくすぐに終わらない仕事、と言われています。やるべきことリストの中から、この順番で仕事の優先順位を付けていきましょう。

進め方⑤：スケジュール作成

仕事で一番重要なのは、決められた期日までに仕上げることです。よって、このスケジュール作成は仕事の進め方の中でも、重要な工程といえます。優先順位をつけた順に、仕事にかかる時間を逆算してスケジュールを決めていきましょう。

その時、余裕を持ったスケジューリングを心がけて下さい。決めた期限よりも、なるべく早めに仕上がるように期限を決めるのです。例え、不測の事態が起こって仕事が決めた期限をおしてしまったとしても、焦らず進めることができますね。

進め方⑥：計画通りに仕事を進める

スケジュールを作成したら、なるべく計画通りに仕事を進めていきましょう。しかし、仕事によっては、1つの仕事だけを受け持つという人は少ないはずです。次から次へと仕事は増えていきますよね。そのたびにスケジュールを確認して、きちんと期日までに終わるかどうかをチェックすることが大事です。

もし仕事の進捗が悪く、期限までに終えることが難しくなりそうだといった場合には、早い段階で上司などに相談して下さい。ギリギリになってから、難しいと言われても、仕事を頼んだ方は困ってしまいます。常に自分のスケジュールと仕事の進捗状況を把握するようにしましょう。

進め方⑦：課題と改善策を考える

「目の前の仕事をこなすことに精一杯で振り返る暇がない！」という人も中にはいるでしょう。しかし、仕事の過程を振り返って、「自分の行った仕事はベストだったか」「駄目だとしたら何が原因か」「その原因を潰すためにはどんな改善策があるか」などを考えていくことが、仕事がデキるようになるためには必要です。

できれば、1つの仕事が終わるごとに、自分なりの反省会をして、課題と改善策を考えましょう。考えても分からない場合は、上司や先輩などに聞いてみるのもおすすめです。

仕事がデキる人に学ぶ！進め方のポイントは？

仕事の進め方7項目を見ていきましたが、自分の進め方は合っていたでしょうか。今紹介した7項目は、基本的な項目なので、すでに行っているという人も多いでしょう。

次に、仕事がデキる人に学ぶ進め方のポイントを見ていきましょう。一気に取り入れていくのは大変ですが、1つずつ取り入れていけば最終的にはデキる人になれるはずです。ポイントは全部で8つあります。早速見ていきましょう。

できない仕事は断る

仕事がデキる人は、できない仕事はきっぱり断ります。また断る力もあります。自分にとって重要な仕事を行った方が、自分の為にもなりますし、経験にもなります。そうしてどんどん仕事がデキるようになっていくのです。

一方で、仕事のできない人は、やらなくても良い仕事をたくさん抱えていきます。仕事を断ることができないので、仕事は溜まっていき、1つ1つの仕事を終えるスピードも遅くなっていきます。

人に仕事を上手く頼む

人に仕事を上手く頼むというのも、仕事がデキる人に共通するポイントです。仕事の中には頼んだ方が早い仕事というのも、存在します。それを仕事のできない人は、何でも自分で背負い込んでしまうケースが多いのです。

仕事を頼むという事は、その分自分のやる分の仕事は少なくなるので、スピードが速いのも当然と言えば当然です。要領よく人に頼むことのできるコミュニケーション能力も高いと言えます。

デスクやPC内は常に綺麗に整理

仕事がデキる人というのは、常にデスクやPCのデスクトップやファイルなどが綺麗に整理されているのも特徴です。机やPC内が整理されていれば、目的のものがすぐ手に取れます。探す時間が短縮されるのです。

時間が短縮されるということは、勿論仕事も早くなります。仕事が遅くて悩んでいる人は、自分のデスクやPC内を見てみて下さい。もし整理されていなくて、散らかっているとしたら、仕事が遅いのはそのせいかもしれませんよ。

メールは即レスする

メールを即レスするというのも、仕事がデキる人に共通する特徴です。例え、まだ仕事が終わっていなくても、進捗状況を伝えたり、返事を送ったりすれば、それだけで相手は安心するというもの。

また、すぐに返信を送ると決めていれば、頼まれた仕事にもすぐに取りかからねばなりません。相手がいると分かっていれば、いつまでも待たせるのは悪いと感じるので、仕事のスピードも上がらざるを得ないでしょう。

完璧主義は捨てる！8割を目指す

仕事のデキる人に完璧主義は少ないです。難しめの仕事を完璧に行おうとすると、途中で挫折するか、完璧にするまでにかなりの時間がかかってしまいます。仕事には期限があるものなので、完璧に行おうとすると、間に合いません。

デキる人は、仕事の中で、自分が時間を割くべき重要なものを見極めます。そして、完成度は8割を目指すのです。仮に仕事が早めに終わり、時間に余裕ができれば、さらに完成度を高めれば良いのです。

仕事の進捗管理をしっかりする

デキる人の共通点でいえば、仕事の進捗管理がしっかりできているというのも外せません。どんなに質の良い素晴らしい仕事をしたとしても、スケジュール管理ができていなければ、納期や期限に間に合わせることができません。

仕事の進捗管理ができていれば、間に合いそうにない部分は早めに人に頼むなどの手段も見えてきます。しかし、そもそも自分がその程度の仕事を持ち、どれくらい終わっているか、期限までに間に合いそうか、などを把握していなければ、そのような手段が使えません。

報連相は密にとる

先程の進捗管理がしっかりできていれば、勿論、上司や仕事を頼んできた人への報連相も逐一できるはずです。そのため、仕事のデキる人は報連相をまめに行うというのも特徴なのです。

報連相をこまめに行っていれば、仕事を頼んだ相手も不安になりません。また、進捗状況を報告しているので、相手としても期限までに間に合うかの判断ができますよね。こうなると、相手も仕事を任せる上で信頼しやすいので、ますます仕事がデキると思われるのでしょう。

常に振り返る癖をつける

仕事がデキる人のポイントとしては、常に振り返る癖をつけるというのもあります。常に仕事を振り返るということは、ミスや問題にも早く気づきやすいですし、早めに気づけばそれなりの対策を取れます。

あとで、様々な問題が見つかって、その対処に四苦八苦するよりは、常に振り返って状況を確認した方が後々困りません。仕事ができない人は、是非参考にして下さい。

仕事ができない人は”デキる人の進め方を知って”生まれ変わろう

仕事の正しい進め方とデキる人のポイントについて紹介しましたが、いかがでしたか？「仕事ができない」と悩んでいる人は、今すぐ自分の仕事の仕方を振り返って下さい。ダメな所があれば、すぐに改善しましょう。

今は仕事ができないとしても、正しい仕事の進め方を自分のやり方に落とし込んで、仕事がデキる人の進め方のポイントを取り入れていけば、仕事のデキる人になれるはずです。どんどん成長して、周りの人をあっと言わせましょう。

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