仕事中の私用電話・メールの許容範囲

2016年11月29日2020年3月31日私用電話

仕事中の私用電話やメールの許容範囲はチェックや用件のみ

多くの企業で、仕事が落ち着いたタイミングで、一瞬程度で済む私用電話やメールなら仕事中でも許容範囲内とされています。もちろん一番いいのは、そういう一瞬の私用電話や私用メールであっても、仕事の休憩時間に折り返したり、メールを返信したりすることですが、どうしても急な場合もあったりしますよね。ですから、メールの内容をチェックしたり、とりあえず用件だけ聞くような電話の出方なら、仕事中でも許容範囲とされているのです。

電話は必ず2～3分以内にしてメールは素早く返信

電話なら必ず2～3分以内、メールならささっと素早く、なるべく誰にも迷惑のかからないような場所で行えば問題ないでしょう。ただ、だからといってそんな暗黙の許容範囲に甘えることなく、できれば仕事中にはなるべくそういう私用電話やメールはしないようにしていきましょう。

許容範囲内であっても「1日に1回・2回程度」であることが条件

ただ、そんな仕事中の私用メールや私用電話の許容範囲ですが、「1日に1回・2回なら」というルールもついてまわります。たとえ一瞬で終わる電話やメールであったとしても1日に5回も6回も仕事中に私用電話で席をたったり、私用メールの返信をしたりしていては、許容範囲外となるのです。それは明らかに仕事に支障をきたしていますし、明らかに迷惑になりますよね。ですから、仕事中の私用電話や私用メールの許容範囲には、「1日に1回・2回なら」というルールがつくのです。

タイミングと回数に気を付けて仕事に支障をきたさないようにする

そういう私用電話や私用メールの暗黙の許容範囲は、「仕事に支障をきたさないなら良いだろう」という善意から生まれたものです。仕事に支障をきたしていたら許容範囲外になるのは当たり前ですよね。仕事中にどうしても私用電話や私用メールをしなければならない時には、タイミングと回数を選んで適切に行うようにしましょう。

許容されるのは緊急の場合のみでプライベートな内容はマナー違反

また、そうした仕事中の私用電話やメールの許容範囲は、緊急の内容でないと適応されないというルールもあります。明らかにたいした用事でもないのに、2～3分以内なら許容範囲だから問題ないだろうと、誰かにプライベートの電話をかけていたりしたら、それは間違いなく非常識で、非難の対象になります。メールも同じで、内容が分からないからと、こちらからだらだらした私用のことばかり発信しているようでは、もしそれが誰かの目に入った時に重大なマナー違反となるでしょう。あくまでも仕事中なのですから、メールも電話も緊急の内容以外では、マナー違反となるのです。

緊急事態に対応できないことを配慮した許容範囲であることを理解する

「仕事に支障をきたさないなら良い」というのは、あくまでも「緊急の事態に対応できなかったらかわいそうだ」という配慮があってのものだ、ということをしっかり理解しておきましょう。そうすればおのずと仕事中の私用電話や私用メールの許容範囲についても理解できるようになるでしょう。

仕事中の私用電話やメールは迷惑のかからないタイミングや回数を守り素早く対応する

仕事中の私用電話・メールの許容範囲としては、以上の通りになります。せっかく配慮してもらい、こうした許容範囲が産まれたのですから、それを仇で返してしまい、そのせいで緊急時であろうとも私用電話やメールが全面禁止という事態になってしまうことのないようにしていきましょう。