時候の挨拶は必要?省く?詫び状の書き方

詫び状

「時候の挨拶」とは手紙の最初の言葉

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詫び状のとき省くといっても、そもそも時候の挨拶とはなんでしょう?時候の挨拶は手紙の最初につける挨拶です。季節によって様々な種類があります。中には一年中使える時候の挨拶もあり、ビジネス文書ですとこちらを使っていることも多いでしょう。上司や取引先に使う、かしこまった良い方ですと、文章で書く他に二文字の漢字に「~の候」「~のみぎり」「~の折」のいずれかを繋げます。親しい友人や同僚には少し長い文章を書きます。これらの挨拶は詫び状以外にも使います。

時候の挨拶の例を把握しよう

時候の挨拶にはどのようなものがあるのでしょう。一月に使えるものを紹介します。

かしこまった良い方ですと、初春、新春、迎春、小寒、大寒、厳寒などです。文章の書き方は新春を寿ぎ麗らかな初日の光を仰ぎ初春の光さやけく松の内の賑わいも過ぎと言った書き方があります。また、仲の良い方には初春とはいえ厳しい寒さが続いております寒い日が続きますが一年中使える時候の挨拶は「時下」というものです。さて、このような挨拶を省く詫び状とはなんなのでしょう?

侘び状の場合は時候の挨拶を省くケースが多い

上述したとおり時候の挨拶とはある程度かしこまったときに使います。ましてや詫び状はこちらに非があるときに出す物ですので、丁寧になるのは当たり前です。ですので、同じ会社内のやり取りや事務的な文書のときは省くことが多いとのことです。また、社外に対しても簡潔な内容にするために時候の挨拶を省くことがあります。

会社内の詫び状は効率化の為に省略

会社内で使われる詫び状は仕事の効率化を図るために、時候の挨拶を省くことが多いそうです。(会社の)仲間内に仕事内容の件で時候の挨拶を使うと文章が支離滅裂になり、意図が伝わりにくくなる可能性があるためでもあります。しかし、会社内でも馴染みのない上司にお願いを(スピーチや幹事)するときは時候の挨拶を使ってもいいかと思います。

社外の場合はまわりくどい印象を与えない為に省略

では、社外への詫び状ではどのようなときに時候の挨拶を省くのでしょうか?省く理由、一つ目は時候の挨拶があるとまわりくどい言い方になってしまうためです。謝罪をするときは、簡潔な文章で真摯な内容にすることが大切になります。ですので、時候の挨拶以外にも余計なものは書かずにすんなり謝罪に入れるような詫び状にしましょう。

詫び状は率直な謝罪と改善へ思いを綴る

時候の挨拶を省く詫び状はどのような構成をしているのでしょうか?不良品が出た場合を例に紹介します。まず、非がある場合は率直な謝罪をし、二度と同じミスを起こさないような内容を書きます。そして、原因が分かっていたら書きます。もし分かっていない場合は調査中の旨をお伝えします。最後に「今後どのような対応をしていくか」や「再発防止の取り組み」について書きます。

詫び状を書く際は時候の挨拶は社内外で省く方が無難とされる

ここまで「詫び状のとき時候の挨拶を省くもの」として説明してきました。しかし、会社によっては代々時候の挨拶を使って書いているところもあるとのことなので、詫び状を出す前は必ず上司に確認をとってからにしましょう。また、ミスがあった場合は詫び状の前に直接や電話で謝りましょう。書面での謝罪はその後になります。

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2016年11月29日ビジネス