部下のミスによる始末書を書く際の注意点

始末書, 部下

始末書を書く前の確認事項

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部下のミスによって始末書を書く事になった場合には、書く前に必ず確認を行うようにしてください。例えば部下のミスが社内に留まった場合は、不始末の内容を臨機応変に変えていく必要があります。

そしてその最後には必ず、二度と同じ、ミスや失敗などの不祥事が起きないよう誓約もしましょう。

始末書はイエローカード

始末書を書く際には、反省や不始末の経過・理由だけでなく、会社に生じる影響を含める表現で書くのが求められます。

そして始末書を書くのは上役から指示があってから作成します。始末書は基本的に懲罰の意味合いがある為、自発的に書いてはいけません。

そしてこれを書く事になるという事は、会社からイエローカードを突き付けられたようなものだと認識しておきましょう。

監督不行届による始末書の書き方

監督不行届による始末書の構成は↓

監督不行届による始末書には、

①日付

②提出先の役職・氏名・敬称

③本人の所属・氏名・押印

④表題

⑤内容

⑥原因・反省

⑦経過

⑧誓約

これらを、順番の通りに書いていきます。

監督不行届による始末書は簡潔な文章でわかりやすく

監督不行届による始末書の内容は、簡潔に書き、発生したミスや失敗を説明するような書き方にしましょう。

不始末の発生状況が複雑な場合は、始末書とは別に、詳細を記載した報告書を別に作成するようにし、始末書の文章にボリュームが出しぎないように気を付けましょう。

その際、始末書には簡潔に書くのと同時に、謝罪と反省の気持ちも記載するように心がけましょう。

監督不行届による始末書でやってはいけない事

では次に、部下のミスによる、監督不行届による始末書でやってはいけない事などを見ていきましょう。これをやると更なる怒りを買ってしまうかもしれません。

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始末書でしてはならない事①:言い訳

始末書のなかでもっともやってはならない事が言い訳です。上記にもある通り、始末書は起こしてしまった不始末に対する反省や二度と繰り返さないための誓約が大きな意味合いに含まれています。もし原因がどちらであっても言い訳は会社からの信用を大きく損ねるきっかけにつながります。ここは素直に起こってしまったことに対する上司としての責任をしっかりと記入した方が、会社側からも部下からもより信頼が増す結果となるでしょう。

始末書でしてはならない事②:部下の非だけ書く

自分が直接的に不始末を起こしたミスでなくても、部下の責任を負う事も管理職としての責務のひとつです。

例え部下のミスが原因でも、自身にも責任の一端があるという事を、しっかり書き加えましょう。そして、自分の判断の甘さを反省する文章も付け加えるとベストです。

始末書でしてはならない事③:「自分は悪くない」と書く

部下のミスについて「自分は悪くない」という風に始末書に書いてしまうと、管理職としての自覚があるのかと見られてしまいます。そして、管理職としての仕事が出来ていないのですから、これは管理不行き届きという事で、自分の非でもあるのです。

始末書でしてはならない事④:不自然な言葉づかいや文章

上に提出するという事で、不自然な言葉づかいなどに気を付けて書くと思います。

やはり間違った言葉を使ってしまったり、敬語などが間違っていると上は気が付くものですし、何よりその始末書が意味をなしていないと感じる上の方もいます。

ですので、正しい言葉づかい・文章・敬語で反省の気持ちを表せば、きちんと謝罪の気持ちも伝わるでしょう。

始末書には部下のミスだけではなく自分の責任でもある事を書こう

いかがでしたでしょうか。全く予期していなかった部下の不始末などのミスにより、自分も始末書を書かなくてはいけないとなると、気が動転してしまうかもしれません。

しかし、基本的なフォーマットは決まっていますので、書くこと自体は難しくないと思います。

書いてはいけないことに注意しながら書き、自分の責任を認め、反省しているという内容であれば大丈夫ですので、頭の片隅にでもおいておいてくださいね。

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2016年12月15日ビジネス