新年会のお知らせをする案内文の書き方と例文

2016年12月9日2020年3月31日新年会, 案内文

新年会の案内状の役割を理解して伝わる案内文にするためには

新年会は忙しい時期に案内を送ることになります。いつ送付すべきなのか、またどのような文面で記載すべきか確認してみましょう。

案内状の役割と記載すべき内容

案内状には、以下のような役割があります。

1.通知

2.招待

3.出欠確認

通知として新年会の目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを記載しましょう。また、出欠確認に関しては確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきますので確実に行わなければなりません。

案内文は、それを読んだ人が、その事柄を選択し、意思決定する材料を提供し、行動を起させるための文章です。

年末年始は忙しい！なるべく早く案内状を出そう

年末年始は忙しいものです。また、会場の確保も日程が近付くほど難しくなります。出席・欠席をたずねる新年会の案内、新年の催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出しましょう。

人数が多い場合には、遅くとも１ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組んでくださいね。

メールなどで新年会のお知らせを行う時の注意点

メールで新年会の案内と出欠確認をする場合には、すぐに返信してもらえるような工夫を施す必要があります。ここでは、メールで新年会のお知らせを行う際の注意点やポイントを紹介しましょう。

新年会のお知らせをメールで行う場合もなるべく早めに送ろう！

新年会のお知らせをメールで送る場合でも、年内には完了させましょう。

やはり、年末年始の繁忙期であり、幹事は会場を確保するためにも早めに予約をしなくてはなりません。また、参加者の側も年末年始の時期は何かと忙しく、予定を早めにたてたいものです。

できるだけ12月上旬までには案内メールを送るようにして、参加者・幹事どちらもスケジュールに余裕ができるようにするべきでしょう。

内容はなるべく箇条書きで！魅力的な内容を強調しよう

新年会のお知らせは、みんなが知りたい情報を知らせる文ですので、事実をかみくだいて、手ぎわよく説明するべきです。知らせる内容の大半は箇条書きにしましょう。箇条書きに関しては、魅力的な内容を強調してあげると参加率も増えるでしょう。

前文がある程度長くなっても、趣旨をわかりやすく書いてくださいね。

新年会の案内状の例文を紹介！

新年会の案内状の例文をまとめてみました！フォームも記載することで、返信しやすい形にすると良いかもしれません。

これから案内状を作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

新年会の案内状の例文：メールの場合

ОΟОΟ課員　各位

平成　年　月　日

幹事　ΟО　ОΟ

内線　（　777　）

新年会のご案内

新年明けましておめでとうございます。

この一年の抱負を語り合い、今年の更なる飛躍の糧としていただくため、新年会を下記のように企画しました。ぜひご出席ください。

参加者は添付のフォーマットに氏名を記入し、△月△日（月）までに出欠の表明をお願いします。

なお、仕事の都合で後日出席できなくなった事がわかった場合は、早急に幹事までご連絡ください 。

記

1.日時　×月×日（金）　午後8時～

2.会費　5000円

3.場所　新宿△△グランドホテル　松の間

住　　所　

電話番号　

地　図

以　上

新年会の案内状の例文：手紙の場合

××商事　株式会社

事業開発部

課長　藤井　様

平成　年　月　日

株式会社××商事

営業部　

電話

新年会のご案内

拝啓　謹んで新年のお慶びを申し上げます。

さて、旧年中は、弊社に対しまして多大なるご支援、ご鞭撻を賜りましたことを心より感謝申し上げます。

今年も更なるご高配を賜りますようお願い申し上げます。

つきましては、新年のご挨拶としまして、下記のとおりお食事の席をご用意させていただきました。新年を迎え、ご多忙とは存じますが、是非ともご出席賜りますようお願い申し上げます 。

敬　具

記

日　時　：　　月　　日（　）　　　　　時

場　所　：　　　ホテル　　　　　　の間

電話番号：　　　

（会場は、別紙の案内図をご参照ください。）

新年会のお知らせをする案内文は「通知・招待・出欠確認」の記載を忘れずに！

いかがでしたか？

新年会のお知らせをする場合は「通知・招待・出欠確認」の記載が確実に必要です。また、時期も早めが望ましく12月の上旬には送付するように心がけましょう。

年末年始は何かと忙しいもの、幹事も参加者もスケジュールを立てやすくするため早め早めの準備をしてくださいね。