組織変更の際の挨拶文の書き方と例文のまとめ

2017年7月11日2020年3月31日組織

組織変更を実施した際は取引先などに伝えるべき

企業においては、事業の拡大や縮小に伴って部署の新設・統合を行う場合があり、それらをまとめて組織変更といいます。この組織変更は、挨拶状などを通じて取引先に必ず伝える必要があるでしょう。それは、組織変更を伝えていないと、取引先はどこが新しい窓口になるのか混乱してしまうからです。事業規模がそれなりにあるところだと面倒に思うかもしれませんが、1つでも例文(テンプレート)があるとそれを何度も使用できますので、この機会にぜひ覚えておきましょう。

組織変更の挨拶文で押さえるポイントは「明確さ」

組織変更の挨拶状を作成する際に、最も重要なのが「明確さ」です。企業の組織変更は、これまで取引を行っていた別の企業にとって、仕事の形態を変えてしまうかもしれない状況です。企業内のどの組織が新設・統合・廃止されたのかが一番知りたい情報になるため、それが分かるような構成にしましょう。また、同時に役員変更が行われた際にもその旨を伝えると、さらに明確に組織変更の情報を掴むことができます。

組織変更の挨拶文を書く際に書くべきポイント

組織変更の挨拶状を書く際に、より相手に伝わりやすくするためのポイントをチェックしておきましょう。まずは、構成です。以下のような形にすると、分かりやすいでしょう。

①時候の挨拶

②組織変更を行った旨の報告

③今後に向けての抱負

④変わらぬお付き合いのお願い

⑤具体的な組織変更の一覧

①や③、④に関しては、他のビジネス文書と同様の言い回しや表現で問題ありません。②ではあくまで組織変更についての報告だけにして、詳しい内容については一通り挨拶文を書いた後に付け足す、⑤の形で記しましょう。

組織変更の内容を別紙に記載する場合もある

組織変更の規模が大きいなどの理由で挨拶だけを記入したい場合は、上記の⑤に当たる具体的な組織変更の内容を、別紙に記載してもいいでしょう。その際は、必ず以下の文章を挨拶に組み込みます。

例：「別紙のとおり組織を変更いたします。]

例②：「組織変更を実施しましたので、別紙をご参照ください。」

これによって、挨拶状を読んだ取引先や相手企業は、明確に組織変更した旨を把握できるでしょう。

組織変更時の挨拶文例文まとめ

組織変更をする際の挨拶文の例文をまとめました。わかりやすい挨拶文が書けるように、参考にしてみてください。

組織変更の挨拶は例文を参考に明確かつ簡潔に書こう

組織変更を伝える際は正確に、また理由なども伝えるようにしましょう。挨拶文の中で具体的な組織変更の案内は行わず、最後にまとめてわかりやすいように記入してください。なお、別紙に記入する場合は、必ず別紙に具体的な案内がある旨を、挨拶文に取り入れましょう。