商談報告書で”上司に一目おかれる”書き方3つ

商談報告書

商談報告書の基本的な構成とは?

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商談報告書を初めて書く人は、どのように書くか迷ってしまうもの。ここでは、商談報告書の書き方で基本的に知っておきたい構成などを紹介します。それでは商談報告書の基本的な構成を見ていきましょう。

簡潔な報告書は200文字の要旨のみ、詳細なものは要旨+詳細内容

商談報告書の書き方では、まずは報告の目的をしっかりと明確にするのが重要です。そして、”簡潔に書く場合”は要旨のみの200文字程度でまとめます。”詳細に書く場合”は要旨+詳細内容を事細かに記載するようにしましょう。

先輩などにフォーマットをもらうと効率的

商談の報告書の形式や内容については、先輩などに相談して”フォーマット”をもらうようにしましょう。その会社(もしくは部署)で決められた形式がある場合は、ゼロから作るのではなくそれらを参考に作成した方が作業スピードも格段に上がります。また、上司にとっても見慣れた形式の商談の報告書となるでしょう。

「内容・形式・分量・特徴」は↓を確認

【内容】

商談、業務内容、出張、研修等の業務報告

【形式・分量】

A4用紙1枚。

必要があれば、2~3枚。

【特徴】

所見は必要に応じて添付。

提出翌日。遅くとも数日以内が基本です。

上司に”ダメ出しされない”ための注意点とは?

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商談の報告書を提出する場面で、傾向としてよく指摘される4つの項目を下記に挙げました。ドラマや漫画などで良く見られる”ダメ出し”の例ですね。上司に呼び出されて、書類を突き返される……親近感からあまり見たくない、なんて人もいるのでは?

4つのポイント↓を意識して作成しよう

報告書は以下の4つのポイントを守ると、上司からのダメ出しが驚異的に減ります。しっかり守って下さい。

①素早く(翌日が望ましい)

②無駄なく(要点を押さえシンプルに)

③分別わけて(意見はきっちり分ける)

④具体的に(必要な情報はしっかり記載)書く

商談報告書は見る方も当然あなたと同様に忙しいはずです。自分が読むものと置き換えて作成するようにしましょう。

商談報告書で”上司に一目おかれる”書き方とは?

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それでは、本題である上司に一目おかれる商談報告書の書き方を紹介します。初めての人は特に必見です。商談報告書の書き方で意識したい項目は主に3つあります。3つともこの機会にマスターしてしまいましょう。

商談報告書の書き方①:ポイントごとに情報をまとめていく

それでは実際に報告書を書いてみましょう。まずは1つ目の書き方ですが、ポイントをいくつかにまとめることから始めます。スムーズに作成するには、大見出し・見出し・小見出しと階層ごとに分けながら情報をまとめて下さい。見る側にとっても混乱することのない見やすい報告書となります。

商談報告書の書き方②:なるべく箇条書きにする

2つ目の書き方ですが、まとめた情報はなるべく箇条書きにしましょう。報告を受ける上司としても、すでに整理された情報として提出して欲しいはずなので、見やすい箇条書きはウケも良いです。また、意見を書き込む場合は別枠として分けて記載するようにしてください。

商談報告書の書き方③:「新商品の客先評価・要望」は詳細に書く

3つ目の書き方ですが、売り上げや利益、業績などの数字による情報は、詳細までしっかり書き込むようにして下さい。会計担当にもしっかりと理解できるような内容を目指しましょう。

そして、一番必要となる情報、つまり「新商品の客先評価」や「要望」などは今後の経営戦略に欠かせない情報なので、細かく書き込むように心がけて下さい。以上紹介した3つの書き方をおさえて、上司に一目おかれましょう。

商談報告書などの参考になるビジネス文書の例文↓

最後に、実際に商談報告書を書く時に参考にできるビジネス文書の例文を紹介します。これまで見てきた基本的な構成、注意点、3つの書き方のコツを踏まえて作成していけば、素晴らしい商談報告書が出来上がるでしょう。

ビジネス文書による例文①:研修報告書

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平成○年○月○日

○○部

○○課長

○○部○○課

○○○○

研修レポート

以下の研修を修了致しましたので、ご報告申し上げます。

《研修名》 スキルアップのためのマーケティング解説

《主 催》 ○○○○研究機構

《実施日》 平成○○年○○月○○日

《テーマ》 マーケティングのスキル

《目 的》 マーケティングのスキルアップ

《内 容》 ①マーケティング理論

他社の実例をケーススタディ。

グループディスカッションで理解を深める。

《成 果》 マーケティングの専門知識が

より深められた

ビジネス文書による例文②:業務報告書

○○業務報告

1.○○商事

○○月○○日 製品Aを100セット受注

○○部長より○○月から発注量変更の情報を聴取。製品Aを150セット/月 発注するとのこと。

○○課長に増産の依頼済み。

○○商事業績好調につき、年間受注額の1400万(利益240万)から1600万(利益360万)へ

上方修正。

以 上

商談の報告書は情報をまとめて箇条書きに!大切なデータは詳細な書き方をしよう

商談報告書の書き方を紹介してきましたが、いかがでしたか?①情報をポイントごとにまとめて書く②箇条書きにまとめる③大切な情報は詳細に書く、この3つの書き方で上司の評価UPも期待できますね。

また、注意点としては、素早く、無駄なく、分別わけて、具体的に書くようにして下さい。上司からのダメ出しも防げるはずです。商談報告書はいざ作成しはじめると迷走してしまうのが悩みの種ですよね。上手くできない時は先輩などにアドバイスをもらうのも良い手です。是非とも”上司目線”の報告書が書けるように頑張りましょう。

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2016年11月29日ビジネス