コミュニケーションを増やして仕事の効率を上げる方法

2016年11月29日2020年3月31日コミュニケーション, 効率

コミュニケーションをとり仕事を事前に確認することで効率よく進められる

仮に上司から仕事を頼まれた場合、取り組む前に「目的、アウトプットのイメージ、納期など」コミュニケーションをとって確認しておきましょう。これらを間違えると、社内外を問わず多大な迷惑がかかり、効率が落ちてしまいます。

事前に確認すべき事項は目的・アウトプットイメージ・納期

仕事に取り組む前に、最低限「目的、アウトプットのイメージ、納期」の3つは確認しておきましょう。上司から顧客向けの資料作成を頼まれた場合、それがプレゼン目的であり、商品の特徴・メリット・見積価格などを掲載し、1週間後までに完成するというように、それら3つを確認しておきます。そうした大枠を把握しておけば、方向性を致命的に間違えることなく、仕事の効率をおとさずに進められるはずです。

必要に応じて資料の入手先や作成方法を確認

ちなみに、経験の浅い若手の場合は、仕事の効率がよい方法がわかっていない可能性があります。そこでそれら3つに加えて、「データの入手先や資料の作成方法など」細かい所まで確認しておく方が無難です。知識や能力、経験の度合いに応じて、事前のコミュニケーションの程度も柔軟に変えて、効率のアップを目指しましょう。

コミュニケーションを取ることで致命傷を回避できる

納期を迎えるまでの間に、適宜上司に「報告や確認、相談」を行いましょう。それにより「取り返しがつかなくなる前に軌道修正」ができます。簡単で慣れた仕事なら、納期までにコミュニケーションを取らなくてもよいでしょう。しかしそうでない限り、途中で適宜報告や確認、相談を行うべきで、効率が変わってきます。それにより、当初の目的やアウトプットのイメージからずれていないか、納期までに間に合いそうか、方針転換すべき点はないかなどがわかり、致命傷になる前に軌道修正でき、結果、効率につなっがってくるでしょう。

コミュニケーション内容は進捗情報と疑問点の確認

具体的には、予定通りに進んでいるかなど「進捗状況の報告」を行います。また作業をしていて出てきた「疑問点の確認」も必要です。さらに自分では判断しかねる「懸念事項の相談」もすべきです。こうしたコミュニケーションを取っておけば、仕事が効率よく進むはずです。

仕事が終了したら今後の反省でコミュニケーション

無事に納期までに仕事を終えたら、「今回の反省」を行い次回以降に生かしましょう。

そうすれば、仕事をこなすたびに「ノウハウが蓄積され、仕事をより効率よく行える」ようになるでしょう。事後にも仕事を無事に済ませても、それで終わりにするのでは成長しません。今回の作業について「上司の評価を聞きつつ反省」しましょう。それを繰り返していけば、「仕事のノウハウが蓄積され、より効率よく作業ができる」ようになります。

反省する点は仕事前と中のコミュニケーションと同じところ

具体的には、既に述べた事前と途中のコミュニケーションに関することの反省を行います。

まず、当初の「目的、アウトプットのイメージを守れていたか、納期に間に合ったか」といったチェックをします。次に、途中で必要に応じて「報告や確認、相談を行ったか」を振り返りましょう。それ以外にも、優先順位の付け方、時間の使い方、情報の収集や分析の方法など、もっと効率的にできなかったかを見直すとよいでしょう。

仕事では必要なことや進捗・疑問点のコミュニケーションをとることで効率が上がる

以上、コミュニケーションにより仕事の効率があがる方法でした。このように、事前に目的やアウトプットのイメージ、納期などの認識をすり合わせ、途中で報告や確認、相談を怠らず、事後に反省して、次回以降に生かすようにすると、徐々に効率が上がっていくでしょう。こうして職場の人々とコミュニケーションを増やしていくことで、仕事の効率はよくなり、周囲からの評価も高まっていくに違いありません。この記事を参考に仕事の効率アップを目指してみてください。