送別会の主役のために幹事が実践すべき3つのポイント

2016年11月29日2020年3月31日幹事, 送別会

送別会の幹事を任されたら…

会社で送別会の幹事を任された！特に初めて幹事を任された人は、何から手をつけていいかわからない人も多いと思いでしょう。

今回は送別会の幹事を任された時のポイントについて見ていきます。まず、幹事がやらなければならない事は大きく分けて3つです。

幹事はお店の手配・当日の司会進行・記念品の準備が必須

送別会の幹事は、まずはお店の手配、当日の司会進行、そして記念品などの準備が必須です。これをしっかりこなす事で、主役にとっても送り出す側にとっても有意義な送別会になり、送別会を成功に導くカギになります。

ではそれぞれのポイントを解説していきましょう。

送別会を成功に導くポイント➀：お店選び

送別会や歓迎会が他の会とちがうのは、「主役」がはっきりしているという点。特に送別会は主賓が1人というケースが多いでしょう。そこが送別会の最大の特徴です。

幹事として会をセッティングして仕切り、成功させたいと考える場合は、常にその主役の存在を念頭におかなければなりません。

主賓が喜んでくれるお店を選ぶのが成功のカギ

要するに「どうすれば主役に喜んでもらえ、長く記憶に残る送別会にできるか」を考える必要があるのです。送別会の会場のセレクトにおいても、主役にとってなじみの店、思い入れの強い店を選択するようにしましょう。

主役が普段行きつけにしている店で送別会を開けば、それだけで主役はうれしく感じるはずですし、心のこもった会になりやすいのです。これが成功のカギとなります。

送別会では2回以上使ったお店をチョイスすると◎

もう一つのポイントは、席の移動がしやすいという点。簡単に移動できれば、参加者が個々に主役の席へ行き、ひと言「おつかれさま」「お世話になりました」という声をかけやすくなるからです。ですから、候補の店を複数用意して、下見を行い、候補の中でもっとも席の移動がしやすい店の選択をおススメします。

そういった点を考えると、初めて利用するお店よりも2回以上使ったお店を選ぶ方が良いでしょう。どうしても初めてのお店を利用する場合は、下調べを忘れずに行いましょう。

送別会を成功に導くポイント②：司会進行

送別会は上司の挨拶、乾杯に始まり、飲食しながらの歓談や余興のあと、花束と記念品の贈呈、そして退職・異動者の挨拶、という流れになるのが一般的です。この中でメインになるのはもちろん、主役の挨拶。花束と記念品を受け取った主役が、お礼と別れの言葉を述べる、このシーンが会のピークになるよう、幹事は主賓にとってベストなタイミングにする工夫をしなくてはなりません。

ひと工夫して送別会の主役が喜んでくれる演出を

おススメしたいのが、主役と一番仲の良かった人から、花束や記念品を渡してもらうというもの。そして、その際にその人から「贈る言葉」をスピーチしてもらうのです。同じ職場で働いていれば、誰が主役と仲良しだったかはわかります。ですから、事前にその人に記念品贈呈をしてもらうよう依頼し、同時に「主賓に贈る言葉」もお願いするのです。

主賓と仲の良かった人の退職や異動は、その人にとって感慨深いものでしょう。誰よりも名残惜しさを感じているにちがいありません。その人が贈る言葉を述べ、主賓に花束や記念品を手渡せば、主役も万感胸に迫るにちがいありません。

送別会を成功に導くポイント③：記念品贈呈

多くの送別会で、職場のスタッフ全員がメッセージを書いた「寄せ書き」が主役に渡されています。いかにも送別会らしい風景ではありますが、果たして寄せ書きがベストのプレゼントでしょうか。たしかにその場では、主役は喜び感激するでしょう。しかし、それを家に持って帰ったあと、「これ、どうすればいいの？」と困ってしまう人が大半なのではないでしょうか。

額入りの寄せ書きを部屋に飾る人はまれでしょうし、寄せ書きの中に「嫌いな人、苦手な人」からのものが含まれている場合は、「目に触れるところにおきたくない」と感じるケースもありえます。送別会を盛り上げる効果はありますが、主役にとって本当にありがたい贈り物とはいえないのではないでしょうか。

「寄せ書き」よりも「メッセージカード」の方が高ポイント！

そこでおすすめしたいのが「メッセージカード」です。寄せ書きにするのではなく、小さなカードにセクションの全メンバーがそれぞれにメッセージを書くです。そしてそれをしゃれたカードケースに入れて、送別会で贈るという趣向です。

カードケースは実用できますし、置き場にも困りません。好きな人のメッセージだけを見返せます。主役にとって迷惑にならないばかりか、本当の意味で「思い出の記念品」になるのではないでしょうか。「できる幹事」という評価を得ること、請け合いです。

主役に喜んでもらうために幹事が実践すべき3ポイントをおさえて送別会を成功させよう

今回は、幹事向けに「送別会を成功させるためのコツ」を3つ紹介しましたが、いかがでしょうか。送別会を成功に導くために幹事がすべきポイント、それは、主役が喜ぶお店の手配・司会進行・記念品の準備です。とにかく主役本位で考えること。そうすれば、「どこで行うか。誰から記念品を贈ればいいか。どんな記念品を贈ればいいか」が自ずから明らかになるでしょう。

幹事は全体を仕切ればいい、というものではありません。主役に喜ばれて初めて送別会は成功といえます。必ず主役の事を思いやりましょう。今後幹事役を務める方は、ぜひ参考になさってくださいね。