送別会と歓迎会を同時開催するメリット・デメリットとマナー

2016年11月29日2020年3月31日歓迎会, 送別会

新入社員と退職者がいる場合は歓迎会・送別会を同時開催に

時期によっては、新入社員と退職者が同時期にいる事もしばしばありますよね。

そんな時には、歓迎会と送別会を同時に行う職場もあるでしょう。別開催にしてしまうと、その分参加費も多くかかってしまうので、できれば同時に行っておきたいと思うのが当然の流れです。

それぞれの会の意味を考え、主役が引き立つように配慮

しかしこの場合、新入社員と退職者、主役となる対象者が2種類いる格好になってしまいますよね。送別会の意味は、退職者のお見送り。歓迎会の意味は、新入社員の向かい入れ。別々の意味を持つ二つの式ですから、同時に開催すると目的を見失ってしまいがちです。どうすれば主役が喜んでくれるのでしょうか？

歓迎会と送別会とを兼ねる場合、両方に共通することを抑えつつ、それぞれの主役が引き立つように配慮する必要があるでしょう。会は当然、両方の目的・側面を持つので、準備の段階から同時に行うことを考慮した案内や用意をすることが必須になります。

会では、新入社員と退職者のどちらかだけを立てるのではなく、両者を立ててあげましょう。

同時開催にはメリットとデメリットがある

送別会と歓迎会を同時に開催するポイントを見てきましたが、実はメリットとデメリットの両方があります。メリットに魅力を感じるなら同時開催がおすすめですし、デメリットがあまりにもひどく思える場合は、別々にしてみてもいいかもしませんね。

歓送迎会としてまとめて行う場合には、配慮しなければならないことがたくさん出てきます。メリットとデメリットをまとめると、

【メリット】

・合同で実施することで、日程調整の手間や参加者各自の会費を節約できる

・送別される人と新人の顔合わせができる

【デメリット】

・同時に行うので、幹事や担当者の負担が増える

・人数が多いので、全員とコミュニケーションを図るのが難しい

といった点が挙げられます。

メリットの方を重要視するのが◎

とはいえ、同時開催する目的=メリットを活用するためですから、デメリットについては、この時ばかりは目をつぶってしまってもいいかもしませんね。

なお、新入社員分の会費を無料にする場合、参加者の会費負担が増えるというのは、同時であっても別々であっても、たいていの職場で取り入れらているやり方ですので、覚えておきましょう。

歓迎会と送別会の同時開催で意識したいマナーやポイントは？

歓迎会と送別会を同時に行う際には、それぞれ気を使うべき点として異なる部分に留意する必要があります。色々と気をつけるべき点はあるものの、まとめると以下のようになるでしょう。

・基本的には送別会をベースに行う

・新入社員、及び退職・異動になる人を分けて紹介する

・新入社員が粗相しないように気を配り、フォローする

同時であっても、送別会・歓迎会の意味や目的は変わりませんから、きちんとおさえておいてくださいね。

送別会をベースとしつつ新人紹介を挟むのが基本

退職、または異動となる主役の人の勤続年数や役職によっては歓迎会をベースに行うところもありますが、基本的には上記のように送別会をベースとして、新人の紹介などを挟むと良いです。振る舞い方に不安があれば、相談しやすい先輩や上司に聞いてみるのもありですよ。

歓送迎会に参加する主役の挨拶の順番↓

主役となる人の挨拶をするタイミングにおいては、色々と悩ましいところですが、基本的には以下のような法則で順番を決めるのが自然です。

・送別される人、歓迎される人の順番に挨拶を行う

・複数人いる場合は、役職・年齢の高い順に行う

この順番で挨拶するのには目的があります。その目的についても理解しておきましょう。

目的：新入社員が後だと「新しい風が入る」

職場から旅立つ人から先に行って、歓迎される人を後にすることで、新しい風を後から入れるという流れが良いでしょう。

また主役の席は、主に真ん中と決まっていますが、送別される人を一番真ん中にする形が望ましいです。新入社員の場合は、先に座らずに幹事の方に聞いてから座るようにしたほうが良いでしょう。

席順・挨拶順に注意てしてみてください。

歓迎会と送別会の本来の意味・目的を意識しつつ、同時開催するメリットを最大限活かそう！

歓迎会・送別会を同時開催するメリット・デメリットについて見てきましたが、いかがでしたでしょうか。それぞれに良さもあり、また手間もあります。状況に合わせて検討するようにしましょう。

なにより大切なのは歓迎会・送別会の本来の意味と目的をしっかり意識する事。歓迎される方、送られる方に喜んでもらうのが最大の目的ですよね。メリット・デメリットを踏まえ事前の準備を怠らず、歓迎会と送別会の同時開催を成功させましょう。