出張時のビジネスマナーとは?【準備・出張中や帰社後にやるべきこと】

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出張前の準備は入念に!

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出張の準備について説明します。仕事上で出張が発生したり、上司から出張を指示された場合、まずは訪問先にアポイントメントを取り、スケジュールを決めましょう。できるだけ相手の都合に合わせてスケジュールを決めるのがビジネスマナーです。

訪問先が複数の場合は、時間的に無理のないスケジュールを組むようにしてください。過密スケジュールを組んでしまい、約束の時刻に訪問できないということにならないよう気をつけましょう。

また、出張の前日に電話かメールで「明日は宜しくお願いいたします」という連絡を入れることを忘れてはいけません。これも大切なビジネスマナーです。

社内の手続きは早めに行いましょう

社内での出張の手続きについてですが、会社によっては「出張承認書」や「申請書」を提出し、その後「出張届け」「日程表」を提出することもあります。初めての場合は余裕をもって対応し、わからないことがあれば上司や先輩に確認し、指示を仰ぐといいでしょう。

大抵はフォーマットが用意されているはずですので、そこに必要事項を入力していく形になると思います。

本番で焦らないためにも持ち物は忘れずに

手続きが済んだら、持参するものを準備します。出張先で必要になる書類や資料を忘れるということは絶対にNG。出張前に何度も確認し、100%完璧にしておきましょう。また、名刺切れもあってはいけないことです。「多すぎるかな」と思うぐらいの枚数を持っていくようにしましょう。

予想外の出費に備えて現金、クレジットカード等も準備しておきましょう。

自分で基本的な出張時の持ち物リストを作っておいてもいいかもしれません。

服装も重要なビジネスマナー

もう一つ、重要なビジネスマナーは服装です。訪問先でどのようなビジネスシーンに巡り合うかわかりません。どんなシーンに臨んでも礼を失することがないよう、いつも以上に服装に気を使うべきです。

新入社員ならばリクルートスーツに白いシャツ、つまり就職活動中と同様の服装をすれば問題ありません。過度なオシャレは避けましょう。

女性の場合、普段はオフィスカジュアルの方も多いでしょうが、出張の時はきちんとスーツを着用するようにしましょう。

いざ本番、何よりもまず挨拶

出張当日のマナーはどうでしょう。訪問時のビジネスマナーについて、基本的な注意点を説明していきます。

何よりも大切なのが挨拶です。入社時の研修等でもみっちり教えられることと思いますが、緊張していると思い通りできないこともありますので、意識しておくようにしましょう。

また、初対面の人とは名刺交換することになります。自分のことを覚えてもらうためにも、相手の顔を見て、はっきりと名前を述べることが大切です。

社内に向けての対応

社内的なビジネスマナーとして、当たり前のことですが、こまめに上司に報告を入れることを徹底しましょう。メールでかまいませんので、最低でも現地に着いたときや、仕事が終わったときなどに連絡します。訪問先が複数の場合、その都度「○○社との面談が無事終了しました」とメールすると、上司は安心できるでしょう。

持ち帰りする案件はまとめておくと後々楽ですし、すぐに対応が必要な案件が発生した場合は訪問終了後すぐに会社へ連絡を入れることをお勧めします。

また、自社の終業時前に1度は上司に直接電話で報告しましょう。不在中の連絡事項があるかもしれませんので、これは必要不可欠です。

泊まりや接待を受けたとき

泊りがけの出張では、仕事が終わると普段とは違う解放感を覚えるものです。それ自体が悪いというわけではありませんが、「旅行気分」になって羽を伸ばしてしまうのは避けなければなりません。

取引先と飲食する際は、いつも以上に「節度」を意識してください。酔っ払って迷惑をかけるというようなことは言語道断です。ビジネスパーソンとして失格に値します。

最後まで気を抜かずに出張後の対応も抜かりなく

出張が終わり、帰社したあとの注意すべきポイントについて見ていきましょう。

会社へ戻ったら、何はさておいても上司に報告しなければなりません。これは直接口頭で出張が無事終了した旨を報告するようにしましょう。その後、出張報告書の作成や旅費の清算をして、そこで初めて出張という仕事が完了するわけです。

訪問先へのお礼状またはメールを忘れずに

ここで忘れてはいけないビジネスマナーは、出張でお世話になった訪問先に「お礼」を伝えることです。理想は「お礼状」ですが、場合によってはメールでもよいでしょう。出張から帰社したその日か、遅くても翌日の朝にはお礼状を伝えるようにします。

ただし、商談の内容を書くことはNGです。あくまでもお礼のメールですので、「会えて良かった」という感謝の気持ちを伝えましょう。

これは、マナーであると同時に今後の仕事を円滑に進めるためのビジネススキルでもあるのです。

出張時のビジネスマナーに関するまとめ

いかがでしたでしょうか。ここに挙げたビジネスマナーについて覚えておけば、急な出張でも焦らず対応できるはずです。

訪問先は「一期一会」の関係ではありません。仕事上の関係は長く続くものですし、長く続かせるべきものです。

商談がうまくいってもマナーが悪くて先方を不快にさせてしまっては元も子もありません。気負う必要はありませんが、緊張感を持って取り組むように心掛けましょう。

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2016年11月29日ビジネス