稟議書と決裁書の意味とそれぞれの違い

2016年11月29日2020年3月31日決裁書, 稟議書

稟議書は物事を決めるミーティングを開く手間を省く

稟議書とは稟議の為に用いられる文書です。稟議とは、稟（ヒン）の慣用句読みで（リン）と読み、一般的にリンギと言います。物事を決める際、会議を開く手間を省くために稟議書を作成し、関係者に回して承認を得る役割があるのです。承認が得られなかった場合は、もちろん物事は決定しません。沢山の人を集めて会議を開く必要がないので、時間やコストの面でメリットがあり官庁や会社で使用されます。

購買や採用といった目的別に種類がある

よく目にする稟議書は購買稟議書や採用稟議書です。購買稟議書は、たとえば社内に新しい複合機を導入したい場合に「購入理由」「購入内容」「選定理由」などを記入し、採用稟議書は、求人したい時に「募集理由」「募集人数」「業務内容」などを記入して求人を伺います。稟議書は起案者から上司、その上の上司へと承認される度に上がって行き、最終決定となる仕組みです。この多くの上司を通して意思決定されるのが決裁書との違いとして覚えておきましょう。また、比較的に重要事項を扱わないのも違いです。

出張の許可を求める際にも必要

新しいプロジェクトを起案し、プロジェクトを遂行するに当たってビジネス文書が必要になります。新しいプロジェクトを起案したので、この内容で起こして良いかと伺う場合は提案書や事業計画書などを作成しましょう。プロジェクトの為に必要な出張が発生した場合は、一定の期間に出張しても良いかと伺うのは稟議書になります。この違いをしっかり理解しておきましょう。

決裁書は提案者と権限を持つ人で可否を決定する

決裁とは、物事の決定する権限を持っている上位者が、部下などの提案の可否を決める事を指します。決裁書は稟議書のように沢山の中間職へ回して承認を得るのではなく、権限を持っている上位者と提案をする部下の間に中間の人が居ないという違いがあります。これらの違いを混同していると、社内のやり取りで思わぬミスの発生に繋がる場合がありますので、充分に気を付けましょう。

条例の改正・廃止といった重要事項を決定するために用いる

決裁書は稟議書と違い、決裁する権限を持つ上位者に対して、重要な事項を伺う時に多く用いられます。社内に複合機や新しいパソコンを購入する伺いは稟議書になりますが、例えば条例の改正や廃止などを重要な事項を市長や理事に伺う際は決裁書が必要です。条例の改正や廃止の最終決済の権限は市長などの上位者ありますので、決裁書を使用します。稟議書と勘違いすると、会社や組織の重要事項が簡単に決められてしまう可能性もあるので違いははっきりと理解しておきましょう。

稟議書も決裁書も予算に関して効果・目的を具体的に書く必要がある

稟議書や決裁書を書く上で予算計画が発生した場合は、お金を前もって出して貰う必要があります。どの会社もお金の支出は最小限に留めたいのですから、文書に投資効果を明確に書いておきましょう。予算で設備を導入した場合に現状と比べてどれだけ節約になるのか詳しいデータを入れる、または導入した後にどの位の期間で投資回収が出来るのかなど、誰が見ても分かる様に簡潔に書き出します。この際に具体的な金額に間違いのないように記入しましょう。

稟議書は備品の購入・採用などで使われ決裁書は条例の改正・廃止など重要事項を扱う違いがある

沢山あるビジネス文書を使用するにあたって、意味の間違いや捉え間違いは大きな問題に発展します。稟議書と決裁書の違いを把握していても、場合によってはどちらを使用すべきか迷う時がありますが、迷う場合は他の人の意見や経験談を調べて聞いて、選択するのも賢い手です。まだ自信がない、という方は過去の様々なパターンを調べて、稟議書と決裁書の使い方を知識として蓄えておきましょう。