事務処理のミスを防止するには

2017年7月6日2020年3月31日事務処理

仕事では同じミスを繰り返さないようにする

人間である以上、ついうっかりの人的ミスをおかしてしまう事は避けられないものです。何度見直しをしても、見逃してしまう事があります。事務処理には、ある程度のミスは付きものなのです。でも、少なくとも同じミスを繰り返さないように、頑張らなければなりません。ミスが続けば、周囲の人々からの信頼を損ねてしまいます。

仕事上でメリハリをつけることでミスを防止しよう

ミスを防止する方法の1つ目は、仕事をする上でメリハリをつけることです。事務処理でのミスが絶対にあってはいけない状況と、多少あってもいい状況を見極めることが重要でしょう。すなわち自分の集中力に強弱をつけることが大切なのです。そもそも、長時間集中し続けられる人は少ないと思います。仕事の全体像を把握して集中すべきところを見極めるのです。仕事ができる人は、その見極めができています。

過去のミスを振り返ることで防止になる

同じミスの繰り返しだけは極力避けましょう。そのためには仕事のミスを予防する事が大事です。過去の事務処理ミスを振り返ることで、どんな迷惑がかかってしまったのか、相手の立場になりましょう。そして精神面だけでなく、具体的に行動を変えます。行動をどう変えたら良いのかを考えることが大事です。また、事務処理ミスを恐れて立ち止まらず仕事を進めていくことが未来の事務処理ミス防止になるでしょう。

チェックと加筆修正で事務処理のミス防止を図ろう

ミスを防止するための対策として、第三者によるチェックも併せて行っていきたいものです。仕事のミスを防止するには、個人の頑張りだけでは限界があります。上司や先輩などによる、チェックが重要です。自分では気がつけなくても他人の目でミスが発見されることも多いのです。またチェックしてもらう、ということは当然チェック後に加筆修正する時間が必要になってきます。時間にゆとりを持ちましょう。

自分のミスを見つけやすくするチェックシートを作ろう

事務処理のミス発見に役立つのが、ニュートラルな「チェックシート」です。いくらチェックを重ねても、自分で入力した仕事のミスはなかなか発見しにくいものです。本人の目ではどうしても慣性や癖があるため、ミスを見つけにくいのです。そんな時に役立つのが「チェックシート」なのです。慣れや慢心から、うっかりなミスを防止するために、公平な目を持つチェックシートの作成と運用をお勧めします。

仕事の項目を全て列挙してこなす仕事を明確にする

ミスや漏れを少しでも減らし、仕事の完成度を上げるにはどうしたらよいのでしょうか。それは、チェックリストを作ってやらなければいけない項目を明確にし、一つ一つチェックしながら確実に仕事をこなしていくことです。まず普段の仕事の項目を全て列挙します。列挙できたらチェックをつけやすい順に並べ替えてチェック欄を作りましょう。

事務処理の仕事でミスを防止するにはチェック項目を作って加筆修正を行おう

事務処理における人的ミスはどのようなシーンにおいても発生する可能性は否定できません。しかしそのミスを防止し、少しでも減らしていく、そして同じミスを繰り返さないよう、努力することが必要です。細心の注意で、ミスが少なく質の高い事務処理の仕事をしていくことは可能となってきます。失敗を糧に前向きに事務処理を行う姿勢こそが、ミスを防止する最良の方法とも言えるでしょう。