年末調整の書類にシャチハタの印鑑がNGな理由

2016年12月6日2020年3月31日印鑑, 年末調整

年末調整の書類に使用する印鑑がシャチハタではいけない理由とは？

年末調整の書類は量も多く、記載する部分もたくさんあります。記載場所を間違えてしまったり、記載する金額を間違えてしまったというのは誰にでも起こる事でしょう。こういった場合には訂正印が必要になりますが、シャチハタではない印鑑を使うように指導されることがあります。いったいどうしてシャチハタではない印鑑を使わなくてはならないのでしょうか？

プライバシーに関する大切な書類だから

年末調整でシャチハタが許されるのは、時と場合によるでしょう。シャチハタというのがゴム印です。ゴム印の場合は誰にでも手軽に押せるというのが問題となります。

それに比べて銀行印は朱肉を使い、きちんと作られている印鑑になります。年末調整の時に提出する書類というのはとても大切な書類ですよね？ハンコを押した相手は誰でもいいのではなく、きちんと本人だとわかる印鑑で押してあることが必要となります。そのため、年末調整の記載訂正にはゴム印ではなく銀行印を使うのです。

国や自治体に提出する書類はシャチハタが認められない

個人事業主や住宅ローン控除申請などの時に、自分で年末調整の書類を税務署に持って行く場合は、必ず銀行印で押印しましょう。大切な個人情報の詰まった書類を、国や自治体に提出するため、シャチハタなどのゴム印は一切認められず、税務署では間違いなく受理されないでしょう。各個人が、直接税務署に持っていく場合は、税務署のルールに従う必要があります。また会社に提出する書類だと認識していても、最終的に国や自治体に提出する文書に関しては、きちんと銀行印を押しましょう。そういった区別は大変つきにくいものですので、基本的に公的書類はシャチハタではない印鑑を使うべきでしょう。

年末調整の書類だけではなく、国や地方自治体への公式書類を提出する際には、シャチハタは一切認められず銀行印を使わなくてはならないという事も覚えておく必要があります。銀行印は使うことも頻繁にありますので、新入社員の方は1本必ず用意しましょう。

シャチハタが認められる場合とは？

年末調整の書類にシャチハタではない印鑑をつかうべき理由は理解できましたか？

では、シャチハタが認められる場合はどういった時なのでしょうか。

年末調整の書類として、給与所得者の扶養控除等異動申告書や保険料控除証明書、配偶者特別控除申告書などがあり、全て会社で保管されています。年末調整の書類でもそういったものであれば銀行印ではなくシャチハタが認められる場合があります。何故でしょう。

社外に出ない書類はシャチハタでも認められる場合もある

保険料控除証明書などの書類というのは、税務署から申請がないと、社外へ提出される事はありません。会社の担当部署が銀行印ではなく「シャチハタでも大丈夫」と認めれば使用しても全く問題はありません。国や自治体といった場所に提出するものでなく、人物の特定が容易であるために、認められているのかもしれませんね。

しかし、担当部署が特に何も言わない場合であっても、会社内に保管しておく個人情報が載っている書類なので、できることならば正式な銀行印などを押印するのが望ましいでしょう。

個人情報が詰まっているので年末調整の書類はシャチハタではない印鑑で押印するべき

いかがでしたか？年末調整の際に、シャチハタではない印鑑を使うべき理由について紹介してきました。年末調整の書類には、個人情報が詰まっています。そして、提出先が国や自治体といった公的機関ですのでシャチハタではない印鑑を使うべきなのです。

シャチハタは正式な印鑑と認められておらず、本来使用できるのは郵便や近所、職場の回覧などといった程度です。あくまでも簡易的なサイン代わりなので年末調整などの際には注意してくださいね。