社員旅行の勘定科目は存在せず福利厚生費として扱う理由

2016年11月25日2020年3月31日社員旅行

社員旅行の勘定科目はない

社員旅行の勘定科目はどのように処理をしたらいいのか、移動手段は交通費で、食事は？宿泊は？となると、勘定科目はどう処理したらいいのか、困ってしまうかもしれません。しかし、社員旅行に勘定科目はないのです。社員旅行は会社の福利厚生制度に利用できるからです。社員旅行は、会社の福利厚生制度のひとつとして大切と考えられています。

福利厚生費を勘定科目で処理するには半数以上の参加が必要

他にも社内旅行や慰安旅行と言い方もありますが、会社で社員旅行を行った場合、会社が負担した旅行費用は、福利厚生費を勘定科目で処理をするのが一般です。社員旅行の費用は会社が全額を負担しても、従業員が一部を負担していてもよいとされています。福利厚生費は従業員全員に平等に支出するということが条件となっているので、福利厚生費を勘定科目で処理するには半数以上の参加が必須条件です。

参加者を限定する社員旅行は福利厚生として認められない

参加者を限定する社員旅行は、福利厚生費として計上することはできないのと同様に、福利厚生費として認められないケースがあります。家族会社による家族会社における慰安旅行です。従業員が家族や親戚で占められる家族会社の慰安旅行は、福利厚生費として計上するには、予約や領収書などは会社名にすることに始まり、あらかじめ社内規定で年何回実施するとか、4泊5日以内とか作成しておく必要があります。でないと福利厚生費を勘定科目で処理する条件を満たせません。

自営業でも客観的な証明ができれば福利厚生費に計上できる

自営業やフリーランサーのように個人事業主の場合、一般的には福利厚生費に計上することは困難とされています。しかし絶対に計上できないわけではありません。客観的に証明できれば問題ありません。単なる家族での家族旅行と事業に必要な経費との区別をすることが難しいと判断されるためであって、福利厚生費として認められればいいわけです。そうすれば福利厚生費を勘定科目として処理できます。

国税庁が福利厚生費と認定しないと旅行費用の全額が否認される

国税庁では、慰安旅行を従業員レクリエーション旅行と呼んでいます。国税庁が福利厚生費と認定しないケースでは、高額部分の差額だけが否認されるわけではなく、旅行費用の全額が否認されてしまいます。否認分のうち、従業員の旅行費用分については、「各従業員の給与」とみなされ、源泉所得税の課税対象となります。ペナルティーとして源泉所得税の不納付加算税も課税されます。楽しい社員旅行が一転して、後味の悪い社員旅行になります。

接待などの社員旅行は福利厚生費にならず勘定科目違いである

取引先に対する接待、供応、慰安等のための旅行は、福利厚生費には当然なりえません。勘定科目違いになります。福利厚生費は、社内の従業員・役員に対する福利厚生です。取引先への供応は交際費という勘定科目です。勘定科目を交際費で処理し 限度額を超えた超過分は否認され、課税の対象となります。

社員旅行に勘定科目はなく「半数以上の参加」「国税庁の認定」を条件に福利厚生費として扱う

社員旅行の勘定科目に悩んだ経験がある経営者は、福利厚生費を勘定科目として処理することを頭に入れておけば問題解決です。その際に半数以上の参加が条件になるので覚えておいてください。また、国税庁の認定も必要になります。社員旅行を福利厚生費の勘定科目で処理をすると、税務署の目が光ります。金額も大きくてチェックしやすいからです。そのため条件をしっかり満たしている必要があるのです。