会社への提出は義務？就職時に戸籍抄本を提出する理由

2016年11月29日2020年3月31日個人情報, 戸籍抄本

入社手続きに戸籍謄本が必要な場合も！

就職活動が終わって、正式に採用が決まり、一安心。しかしそこからは、入社の手続きが必要になってきます。

入社（就職）に当たっては、いろいろな書類を提出する必要があります。会社によっては、そういった提出書類の中に、戸籍謄本が必要となてってくるでしょう。

個人情報の扱いが難しく出したくない人も多い

近年、戸籍謄本などの扱いについては、以前よりもセンシティブになってきています。実際、戸籍謄本などの書類には、個人情報がかなり記載されていますよね。会社に出すのは避けたい、と思う人もいるでしょう。

就職活動後、入社のためだからといって戸籍謄本の提出を求められた場合は義務的に出さないといけないでしょうか？

そもそもなぜ会社は戸籍謄本の提出を求めるの？

会社が戸籍謄本を含め、社員が入社する際にいろいろな書類の提出を求めるのには理由があるます。それは、労働基準法に定められた労働者名簿を作成する際に必要だからです。

手続きに戸籍に記載されている情報が必要

使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を各労働者について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない、という決まりがあり各種書類の提出を求めているのでしょう。

また、会社は社員が入社すると、所得税の徴収、社会保険の加入といった手続きも、会社の責任で行わないといけません。こういった手続きのためにも、社員の氏名や住所などの基本的な情報を確認できる書類が必要となるのです。つまり、就職する本人のための手続きで必要としているわけです。

しかし戸籍謄本の提出は絶対ではない

戸籍謄本などの提出には、これまで以上に慎重さが求められています。そのため、入社時の戸籍謄本の提出も絶対ではないのです。これまで会社は住民票の提出を求めていたのに対して、住民票記載事項証明書で必要な事項だけ確認するように、と行政指導が行なわれていたりもします。

最近ではプライバシー保護も重視されている

かつては、戸籍謄本などの書類についても、手続きのためと言われたら疑問を持たずに提出するのが当たり前でした。個人情報への意識も低かったといえます。

しかし、最近は、企業がこうした必要な情報を求めるのと同時に、社員のプライバシーを保護するのも必要だという認識が高まっているのです。そのため、会社側としても、提出された書類は手続きなど本来の目的以外に使わない、そして目的に応じて必要最小限のものを求める、という方向になっています。

会社に戸籍謄本の提出を求められたら、代替のもので対応できないか、相談してみるといいでしょう。

会社は各種手続きのために書類を必要としている！ただし就職時に戸籍謄本の提出が必須なわけではない

このように、入社時（就職時）に会社に「戸籍謄本」などの戸籍書類を提出するように求められたとしても、絶対提出する必要はありません。

ただ、会社が手続きのために必要な最小限度の書類の提出を社員に求めている場合は、対応が必要です。ただ拒むのでもなく、会社と目的などを確認し、トラブルを避けるようにしていきましょう。

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