仕事の引継ぎを行う際に覚えておきたい効率化を図る方法

2016年12月20日2020年3月31日引継ぎ

仕事における引継ぎ作業は大変

仕事において異動や転勤、退職などをする際には、引継ぎをしなければいけません。自分の今までの業務を行ってくれる次の担当者に、説明を行う必要があります。しかし、この仕事における引継ぎは意外と難しいもので、「上手に伝えられない」「何を伝えればいいかわからない」などの悩みは多いです。効率よく引継ぎを行うためには、どういった方法が良いのでしょうか。

引継ぎ作業を怠れば前任者の評価が下がる

もし「難しいから」と引継ぎを怠れば、後々のその仕事に支障が出るでしょう。次の担当者がしっかりと理解していないことで会社内の業務全体に支障が出たり、過去に自分が築き上げた実績が台無しとなったりするのです。また、引継ぎが失敗して起こったミスの評価は、前任者に向けられます。きちんと効率的に引継ぎが行えていなければ自分の評価が下がるなんて、そんな事態は避けたいですよね。

場合によっては引継ぎに時間がかかることもある

仕事における引継ぎは、一朝一夕でできるものではありません。場合によってはゼロから教えることになるので、多くの時間を費やします。3日以内で終わる人もいれば、2か月程度かかる場合もあるのです。次の担当者があらかじめどの業務を担当していたかなどにもよるので、引継ぎの際にはそういった点も考えておきましょう。

引継ぎの効率化を図るには？

「もし理解してもらえなかったら」というリスクを考えると、仕事の引継ぎを行うのが嫌な人もいるでしょう。しかし、そういって引継ぎを先延ばしにしても意味はありません。効率的に仕事の引継ぎを済ませて、自分は次の仕事に移るのが理想ですよね。そこで、効率的に引継ぎを行うにはどういった方法が良いのか、以下でご紹介いたします。

マニュアルを使えば引継ぎの効率化が可能

会社によっては、引継ぎマニュアルの作成が推奨されています。するべきことや業務の手順についてマニュアルを作成すれば、口頭での指示も少なく済むでしょう。また、形での引継ぎなので、次の担当者も簡単に確認をすることができます。口頭で済む程度の引継ぎなら不要ですが、もし内容が多いようなら、マニュアルを作成するのがオススメです。

仕事で必要なパスワードなどを伝え忘れないように注意

引継ぎの際に注意したいポイントが、一人で管理していたファイルやパスワードです。特に大事なパスワードなどは、マニュアルに記載することもできないでしょう。そのため大事な情報ほど、ついつい伝えるのを忘れてしまいがちなのです。マニュアルに頼り切らず、伝え漏れがないように意識しておくことが大切となります。

引継ぎ作業を効率化するにはマニュアルを作成する方法が良い

勤務状況が変わる時、場合によって必要となるのが仕事の引継ぎです。しかしいざ行うとなると意外と難しく、苦労する人も多いでしょう。そういった際には、引継ぎ内容をマニュアル化する方法がオススメです。そうすることで、引継ぎ作業を効率化できます。ぜひ、試してみてください。