仕事力をアップするメモ帳の選び方や使い方

2016年12月16日2020年3月31日メモ帳

メモ帳はコンパクトで使いやすいのが特徴

メモ帳は仕事の必須アイテムと言っても過言ではありません。アイデアや情報をどんどん書き込んでいくことでそのデータが手元に残り、必要なものとそうで無いものに分けられることで仕事力アップや効率化にも繋がるのです。

メモ帳はいわゆるスケジュール帳とは違ってカレンダーなどの項目がないため、自由に文章を書くことができます。また大きさもコンパクトなので常に手持ちしながら利用することができます。

胸ポケットやジャケットの裏地ポケットにぴったり収まる

メモ帳は日常の会話はもちろん、会議の場面や取引先との交渉などさまざまな場面で重要なキーワードを書く際に便利です。スケジュール帳やノートは、いちいち取り出すのも面倒ですし、取り出す姿の見た目も良くありません。しかしメモ帳だと、サイズによっては胸ポケットやジャケットの裏地のポケットにぴったり収まるサイズなので、とてもスマートに取り出せます。そんな手軽で便利なメモ帳ですが、どのような使い方をするのが仕事力アップにつながるのでしょうか。

メモ帳はなるべく1冊でまとめるのが仕事力を上げる理想の使い方

メモ帳で仕事力をアップさせるには、いかに効率よくメモをまとめるかに尽きます。いくらメモ帳を手元に携えても、別の話題になるたびにページを移動させたり、バラバラにまとめてしまっては意味がありません。そのため、1冊のメモ帳があれば、それをはじめから1ページずつ書く形にしましょう。日付も入れておけば、メモした内容がいつの情報なのかもすぐ理解できますし、ちゃんとした資料に転記しようとと思ったときにも順番に見直せます。

イラストを描いたり数字で表すのも仕事力をアップさせる有効な手段

メモ帳は単にキーワードだけを書くだけが使い方ではありません。わかりやすいように図を書いたり数字で表すのも有効な方法です。例えばある業務を行うために13時からの業務を遅らせたとしましょう。何も考えずに書くと

「○○との打ち合わせがあるため通常業務変更」

のような書き方になる人が多いと思いますが、これだと通常業務はいつやるのかがはっきりしません。そのため

「 13時　○○と販売促進会議

14時以降　通常業務再開　」

のように、具体的な時間を交えた書き方の方が、より効率的にどの業務をいつ行えばいいのかがハッキリするようになります。

また、当日にやる業務内容を1度箇条書きにして、終わる度に線を引いてどの業務が残っているのかを認識させるのも、仕事力をアップさせる有効な手段でしょう。

メモ帳とプラス数冊でより仕事を効率化

上記の通り、メモ帳は1冊でまとめられるのが理想的です。ただ、業務内容やスケジュール管理の仕方によっては自由に書き込みができるメモ帳の他に数冊備えておくと良いでしょう。1つを業務管理、もう1つを会議メモなどいくつか分担すれば、書き方次第でごちゃごちゃになってしまうメモ帳がきれいにまとまるようになります。

使い勝手の良いメモ帳の選び方は開き方と大きさが重要

皆さん普段メモ帳はどのように選んでいますか？仕事で使うものであればデザイン性だけではなく機能性や使い勝手も見ながら選んでみましょう。基本的にメモ帳は上記の通りコンパクトで使い勝手が良くなければなりません。特に開き方や大きさは肝心です。条件にぴったりなのが、胸ポケットに入るくらいの大きさで縦開きタイプのものでしょう。縦開きであればページめくりも容易ですし、中には切り取り線がついているタイプもあり、ポストイットのような使い方も可能です。

表紙や裏表紙は硬い素材のものがおすすめ

また、仕事力を上げるために効率よくメモを取るためには、その書きやすさも重視しなければなりません。そのため、表紙や裏表紙はなるべく硬い素材にしましょう。厚紙やプラスチック素材であれば掌に乗せてつかってもメモ用紙が安定するほか、下敷き代わりになるので文字がぶれることも少ないです。また、メモ用紙も包含用紙風になっているとバランスよく文字が記入できるほか、リング式であればいちいちメモ帳を閉じなくても常に最新のページを開いたまま保管可能です。

メモ帳を使って仕事力を上げたい方は、まずはメモ帳の選び方から始めましょう。

まとめ

メモ帳は使い勝手が良いものを選び、機能的かつ自由な使い方をするのが仕事力アップに繋がります。内容もただ言葉の羅列ではなく、図や数字を交えてビジュアル的にわかりやすくしたり、日付もつけながら記入すると振り返る際にすぐ確認できるでしょう。皆さんも効率の良い使い方で、メモ帳を有効に活用してください。