資料作成を早く仕上げるコツ

2017年7月4日2020年3月31日資料作成

資料作成を早くするコツ①過去の資料を参考にフォーマットを作成

資料作成を早くするコツとして、資料のフォーマットを先に作成しておく、というものがあります。過去の自分の作った資料や、他の人が成功したプレゼン資料などを参考に、資料を何枚か集めて事前にフォーマット化することが早く作り上げるコツです。

フォーマット化したものに内容を当てはめる

フォーマットした資料に、これから自分が作成する資料のうち、どれをどこにあてはめていくのかなどを構成していき整理していきます。きちんとフォーマットがあると、内容を見やすく構成でき、分かりやすい資料を早く作り上げることができます。

資料作成の際に使える構成順

構成内容は作りたい資料によって様々ですが、

現状分析

↓

それについての課題

↓

課題についての解決策や目標

↓

提案内容

↓

提案内容が実現した場合の展望など

の順に構成するとわかりやすい資料に仕上がります。

資料作成を早くするコツ②図を使う場合はまずは手書きで

図は手書きで下書きをするというのも、資料作成を早くするコツです。資料作成を早く終わらせたいからと、いきなりパワーポイントで作成してしまうと、訂正などにとまどって資料作成の効率が下がる場合があります。パワーポイントは微調整の際に範囲の指定などを細かく行う必要があり、最初にある程度のレイアウトを決めておかないと修正に時間をとられるからです。これを防ぐためにまず手書きで図を作成しておくのが早い資料作成のコツです。

内容が確定したらパソコンで清書

資料作成の際に図形を手書きで書くと気軽に修正が行え、内容が確定してから清書するという手順で資料作成をすれば効率が上がります。パソコンの前で迷うのと、紙の上で迷うのでは時間のロスがかなり変わりますので、面倒でも手書きで図を作成するのが、早い資料作りのコツです。

資料作成を早くするコツ③色は使い過ぎない

資料作成の際に、資料を見やすくしようと、色を使いすぎる傾向がありますが、これには注意が必要です。資料作成では、意味合いやカテゴリー別に色を分けた方が分かりやすくなるのは確かです。ただ、あまりにも色をたくさん使いすぎると逆に読みにくく分かりにくい資料になってしまいます。

資料作成で使う色は白と黒を除いて3色くらいが良い

資料作成のコツとして、資料作成の際に使う色は、黒と白といった紙と文字の色を除いて、3色くらいにしましょう。3色くらいなら、色分けに迷うこともないので時間短縮になりますし、全体的な統一感も保てます。

資料作成はコツを掴んで要領よく行おう

資料作成を早く仕上げるコツを紹介してきました。資料作成は、凝れば凝るほど時間がかかるものですが、時間をかけたからといって、良い資料作りができる訳ではありません。資料作成はコツを掴んで要領よく進めていく事も大事で、コツさえ分かれば分かりやすい資料作成をできるようにもなります。ここで紹介した資料作成のコツを参考に、分かりやすく綺麗な資料をつくってください。