初めての相手にメールを送る際の注意点と参考例文

2016年11月29日2020年3月31日署名

初めてのメールであなたの印象は決定的なものになる

初めてのメールで、あなたの印象は決定的なものになるという点をきちんと把握しておいてください。ビジネスメールは、電話や直接会うのとは違い、文字だけのコミュにケーションになります。

特に初めてのメールは今後のあなたの印象を決めるファクターとなり、テクニックの有無が重要です。初めてのメールで相手に持たれた印象を、なかなか覆すことは出来ません。

メールを送る際のケアレスミスで印象ダウンの可能性もある

初めてのメールを送る際は、文字のみの意思疎通は時に危うくて難しいです。特にディスプレイに表示される文字はどこか現実味がありません。初めての相手に対して推敲が必要でも、つい「送信」「投稿」ボタンを押してしまいます。

間違った側は、その場合さほど意図していないことが多いです。しかも相手が、疲れていたりストレスを抱えていたりすると、あなたへの印象はとても悪いものとなりかねません。

初めてのメールを送る際に気を付けるべきこととは？

相手に初めてのメール送る時、面識があるのとない場合とでは、テクニック的にも色々と留意すべきことがあります。では初めてのメールを送る際に、気を付けるべきこととは具体的に何でしょうか。初めてのメールで、気を付けるテクニックを知っていれば、印象を悪くせずにビジネスメールを送る事ができるでしょう。

メールではなぜ連絡先を知っているのかを明記し警戒心を解くこと

初めての相手へメールを送る相手には、なぜ連絡先を知っているのかを明記してください。誰かからの紹介を受けて、何かしらお願いにあがる場合は、相手に警戒心を与えさせないために、その紹介者の名前を明記してください。初めてのメールを送る場合には、まずは相手の印象を良くするため警戒心を解くことが大切です。

初めての相手へメールを送るときの例文をチェック

それでは、ビジネスで初めてのメールを送る場合のテクニックをいくつかご紹介いたします。基本的事項を押さえて、メールを送る際のテクニックを知り、相手に良い印象を与えるビジネスメールを作成しましょう。印象を良くするためには、挨拶をまず大事にしてください。

メールでは挨拶を丁寧にし署名を忘れないこと

突然、メールをお送りして失礼いたします。

○○さまからのご紹介でご連絡を差し上げます。○○の件でメールを致しました。

……ご検討の程、よろしくお願いいたします。

前文で書いた用件の内容を具体的に分かりやすく書きましょう。日時や場所などは、箇条書きで構いません。『よろしくお願いいたします』の一言ですが、自分が送ったメール内容に合わせて『今後ともよろしくお願いいたします』や『ご検討の程、よろしくお願いいたします』など、なにか一つ添えてメールを締めくくり、署名をするといいでしょう。

初めてのメールを送る際には署名と挨拶を丁寧にすること

初めての相手に、初めてのメールを送る際の印象付けのテクニックについて紹介してきました。初めてのメールビジネスのコミュにケーションは、メールが主体となっています。もし、メールに失礼があれば、あなたにとって今後のビジネスにプラスに働くことはありません。メールを送る際は、再度読み直して間違いがないかどうか確認しましょう。