決裁印を押印する順番と書類作成の注意点

2016年12月9日書類作成, 決裁印

書類の決裁印は右から順番に押していこう

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書類に捺印する際には右から順番に押していきます。立場の低い方が右にきて、そこから立場がどんどん上がっていくように左に向かって決裁印を捺印していくのです。これを逆にしてしまってはいけません。これは日本の昔からの風習であり、決まり事のようなもののため、きちんとルールを守りましょう。どのような会社でも基本的には同じです。

書類は最終的な決裁印が押されることで効力を発揮する

書類にはたくさんの捺印をしなければいけません。その際に最終的に決裁印が押されれば、その書類は効力を発揮するようになります。逆にいえば決裁印が押されるまでは、まだその書類は正式なものとして認められていないことになります。決裁印は決裁者が押すものであり、その人が納得してから初めて捺印される性質のものです。

稟議書は決済や承認を得るための書類

稟議書という書類があります。これは起案書と呼ばれることもありますが、決裁や承認を得るために上司に対して提出する書類のことです。ここには理由や予算、目的といったことを簡潔に書いておきます。添付書類として資料を用意するケースもあります。決裁者に対して内容を理解してもらうためのものであり、最終的に決裁印を押してもらうために説得するための書類となります。

稟議書は低い役職から順番に回覧していく

稟議書はどのような順番で回覧するべきなのかが決まっているものです。基本的には徐々に上の立場の人に見せていくことになります。そうしないと、中途半端な状態のものを偉い人に見せることになります。そのようなことが起きないようにきちんと順番に内容を確認してもらう必要があるのです。最終的には決裁権を持つ人に見せます。

稟議書には決裁印のスペースを用意しよう

会社で仕事をしていて稟議書を準備しなければいけないことがあります。その際には決裁印を押すためのスペースをきちんと準備しておきましょう。そうしないと、その書類を受け取った人が一体どこに決裁印を押せばいいのか悩んでしまいます。基本的に稟議書に関してはテンプレートが決まっているもののため、それを参考にしましょう。

稟議書の決裁印は押しもらう役職の順番の事前把握が大事

決裁印を押すまでにさまざまな役職の方に捺印してもらう必要があります。その際の順番として役職の下の人から上の人に向かって順番に押してもらう必要があります。しかし、会社によってはどちらの役職の方が上なのかはっきりしないこともあるでしょう。事前にきちんと調べておいて、役職の順番をはっきりさせてから捺印するべきです。

決裁印は下から上の役職の順番に押印するので社内立場を事前に把握しておこう

決裁印を押印する順番と書類作成の注意点についてご紹介いたしましたがいかがでしたでしょうか?書類に決裁印を押すときには順番を守らなければいけません。右から左に向かって役職がどんどん上がっていくように押す必要があります。このルールをきちんと守っておかないと、その書類は認められないかもしれません。決裁印の順番に関しては慣例的なものであり、そこに意味があるわけではないです。こういうものだと納得することが大切です。

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2016年12月9日ビジネス

Posted by BiZPARK