内定式の式次第の作り方と司会がすべき3つの準備

内定式, 司会, 式次第

内定式で絶対に必要なのものって…?

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「えっ?私が内定式の司会を担当!?式次第のこともよくわからないし…」

ある日突然、上司から内定式の司会をやれと言われたら困ってしまうことでしょう。

司会を任された以上は務め上げなければいけませんが、いまいち内定式の司会進行について理解されていない人が多いと思います。そもそも内定式にはどんな準備が必要なのでしょうか?司会進行に限らず、内定式に携わる際の対処法を確認していきましょう。

式次第を正しい作り方で用意しよう!

内定式の司会進行をするならば、式次第の作成が必須です。内定式の司会進行を任された場合には、式次第の作り方をおさえておかないといけません。

式次第とは式をとり運ぶ順序のことです。「どうやって内定式を進めていけば良いの?」と言う人のために、内定式の式次第の作り方を紹介していきます。自信をもって司会を務められるように事前の準備を万全にしておきましょう。

内定式の式次第に必要な要素は?

司会を任された場合、まず内定式の式次第の内容を紹介していきます。下記の要素を含んだものを作成しましょう。式次第の内容により式が円滑に進むかどうかが決まってきますので、作り方のコツとして、以下の内容を含んだ式次第をしっかりと作成しましょう。

式次第の基本的な作り方!内容に欠かせない8つの要素↓

以下、内定式の式次第の作り方で欠かせない8つの要素です。

①内定式の開会宣言(この時「司会をしているのは誰か?」を加えましょう)

②役員紹介(今回参加されている役員の方々を1人1人紹介します。もちろんフルネームです)

③祝辞(基本は社長のみ。もし他の役員の方々も祝辞を行う際は1人ずつ紹介しましょう)

④内定者紹介(内定者を1人ずつ紹介していきます。こちらもフルネームで紹介しましょう)

⑤内定通知授与(会社によっては④と同時に行う事もあります。同時に行うかどうか迷いましたら上司に相談しましょう)

⑥内定者代表による答辞(既に決まっている内定者代表を紹介します)

⑦人事部代表挨拶(今後の進行(閉会した後の流れ・研修内容等)について紹介します)

⑧内定式の閉会宣言(もし内定式の閉会後に2次会がありましたら必ず案内をしましょう)

以上が式次第の内容となります。必要な要素をすべて盛り込んだ式次第にしましょう。式次第の作り方として、これらの要素を入れるのが基本中の基本です。

司会が内定式前の準備ですべきコトとは?

司会進行をされる方は内定式の司会や式次第の作成だけではなく、内定式前にいくつか準備を行わなければいけません。下記に3つの準備内容を記載しています。司会進行を担当する人は、きちんとおさえておきましょう。

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内定式前の準備①:会場のスケジュールを押さえておく

まず内定式を行う会場です。もし自社の研修所や施設があれば「内定式の日にちは大丈夫か?」を確認して予約をします。他の会場を予約する時も同様です。司会者の重要な役割です。会場がなければ、司会も進行もありませんよね。会場をおさえるのは大前提ですよ。

内定式前の準備②:社長や役員との打ち合わせをしておく

次に参加される社長・役員の方々との打ち合わせです。会社によっては「これは上司がやる事だからお前はやらなくて良い」と言われる場合もあります。

ですが、中小企業の場合は人数も少ないため「お前がやれ」と言われ自分が行わなければいけない事が多いです。内定式直前になって「お願いします」と言うのはご法度ですので、必ず内定式が開催される日にちが決定した瞬間に話しましょう。司会進行には、こういったディレクション業務も任されているのです。

内定式前の準備③:式場の近くに二次会会場を用意しておく

司会者として最後に2次会の会場を用意することです。

内定式が終了すると多くの企業では「より親睦を深めるため」と言って2次会を開催します。その際、飲食店に予約を入れなければいけません。企業によっては数十人と言う大量の人員が集まりますので、直前予約は難しいでしょう。飲食店のリサーチも司会の重要な役目です。

こちらも同様に、内定式が決まった所で予約をするようにしましょう。

内定式の司会は式次第の正しい作り方を実践してスムーズに進行させよう!

以上が内定式の式次第の作り方、及び内定式前に行う準備となります。どの式にも言える事ですが、何事も下準備が大切です!直前にどたばたしてもどうにもならない時があります。式の内容を把握して式次第を作成し、事前に内定式会場や二次会会場を押さえ、役員への報告も怠らないようにしましょう。慌てるのではなく期間に余裕を持って、下準備を行うようにしましょう。司会進行にはハプニングもつきものですから、事前にどれだけ下準備できているかがカギですよ。

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2016年11月29日ビジネス